Читать онлайн Автоматизация бизнес-процессов

Что такое бизнес-процессы

Прежде чем начать понимать, что такое автоматизация и что она дает, нужно понять, что такое бизнес-процессы и как их можно смоделировать, чтобы в дальнейшем было проще приступить к автоматизации.

Бизнес-процессы – это совокупность взаимосвязанных действий или задач, выполняемых в организации для достижения определенной цели или результата. Бизнес-процессы обычно включают в себя несколько шагов, которые могут пересекать различные отделы или функции внутри компании. Они могут быть формализованными и задокументированными, а могут быть неформальными и выполняться по сложившейся практике.

Стандарт ISO 9001 определяет, что бизнес-процесс преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

На входе – ресурсы, а на выходе – продукты.

Выполняется алгоритм определенных действий и их последовательности для получения бизнес-результата.

Фактически, бизнес-процесс – это любая последовательность операций внутри компании, которая решает бизнес-задачи. Бизнес-процессы есть везде: от деятельности самозанятых до работы крупных корпораций.

Сначала поймём, что такое процесс, а потом перейдем к бизнес-процессам.

Простой пример: посудомоечная машина. На входе – грязная посуда, на выходе – чистая. У нас есть ресурсы: вода, моющее средство, электричество. Это то, при помощи чего мы производим этот процесс. Также есть управление при помощи домохозяйки.

Домохозяйка запускает посудомоечную машину, добавляет моющее средство, включает электричество и воду.

В результате процесс выдает на выходе чистую посуду.

Простой процесс: посудомоечная машина

Теперь рассмотрим, что такое бизнес-процесс в рамках предприятия.

Бизнес-процесс в рамках предприятия представляет собой последовательность действий, нацеленных на выпуск продукции или предоставление услуги.

Он включает в себя входные данные, такие как сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, информацию и данные. На предприятии используются материальные ресурсы, инфраструктура, персонал, планы, графики, регламенты и нормативы, которые влияют на ход процесса и определяют его результаты.

Бизнес-процесс на предприятии

Показатели в бизнес-процессах

Бизнес-процесс можно представить с продуктово-ресурсной точки зрения: что делаем (продукт) и из чего делаем (ресурс). Продукт – это товар или услуга. Управление в данном случае также рассматривается как ресурс, поскольку руководители тоже получают зарплату, используют инфраструктуру.

В любом бизнес-процессе есть три важнейшие группы показателей:

• Экономичность. Определяет денежные, временные и материальные затраты на вход и ресурсы. Примеры: затраты на оплату труда, стоимость материалов, затраты на аренду офиса.

• Результативность. Определяет объем и качество выхода. Примеры: оборот, количество выпущенной продукции, её качество. Качество определяется как отношение результата к ожиданиям.

• Эффективность. Считается как отношение показателей выхода к показателям входов и зависит от качественного управления. Примеры: рентабельность продаж, рентабельность инвестиций, прибыль/убытки.

Продуктово-ресурсная схема бизнес-процесса

Часто руководитель говорит: «Мне важен результат». Однако, если компания будет производить качественную продукцию, но при этом находиться в состоянии постоянно растущих убытков, то долго она не просуществует. Следовательно, важен не только результат, но и другие показатели, относящиеся к экономичности и эффективности.

Никогда не путайте эти группы показателей. Первая группа – показатели входов и ресурсов, вторая – показатели выходов, третья – показатели самого процесса и управления им. На каждый из этих показателей может повлиять бизнес-аналитик, выстраивающий качественные бизнес-процессы.

Основные принципы качественных бизнес-процессов

Бизнес-процессы являются основой эффективного функционирования компании и способствуют достижению её стратегических целей.

Основные принципы качественных бизнес-процессов заключаются в следующем:

1. Централизация: каждый бизнес-процесс имеет ответственного исполнителя или подразделение, что позволяет улучшить контроль и координацию работы.

2. Системность: бизнес-процесс должен быть структурирован и состоять из логически связанных шагов, чтобы обеспечить его последовательное выполнение.

3. Автоматизация: бизнес-процесс должен позволять использование информационных технологий для автоматизации рутинных операций и ускорения процесса работы с целью улучшения ключевых показателей.

4. Постоянное совершенствование: бизнес-процессы должны постоянно анализироваться и оптимизироваться для повышения эффективности и снижения затрат.

5. Контроль качества: каждый этап бизнес-процесса должен быть контролируемым и измеряемым, чтобы обеспечить высокое качество исполнения согласно принятым стандартам.

6. Адаптивность: компания должна быть готова изменять свои бизнес-процессы в соответствии с изменяющимися требованиями рынка и окружающей среды с целью сохранения конкурентоспособности.

Классификация бизнес-процессов

Классификация бизнес-процессов

Выделяют основные бизнес-процессы, поддерживающие бизнес-процессы, бизнес-процессы развития и бизнес-процессы управления.

Основные бизнес-процессы:

• бизнес-процессы, создающие добавленную стоимость к продукту, который производит компания;

• бизнес-процессы, создающие продукты, представляющие ценность для внешнего клиента;

• бизнес-процессы, прямой целью которых является получение доходов;

• бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Поддерживающие бизнес-процессы поддерживают основные бизнес-процессы и процессы развития. Ниже приведены три примера таких процессов.

• Бухгалтерская служба помогает правильно рассчитать налоги, сдавать отчёты в налоговую службу, считать прибыль. Бухгалтерская служба не создаёт продукт, но помогает поддерживать основные бизнес-процессы.

• Курьерская служба – тоже типичный пример поддерживающего бизнес-процесса, если компания не оказывает курьерские услуги в качестве основного вида деятельности.

• Деятельность системного администратора – тоже поддерживающий бизнес-процесс, который позволяет обеспечить работоспособность всех компьютеров в организации, а также работоспособность Интернета, серверов, сети, программного обеспечения.

Бизнес-процессы развития обеспечивают совершенствование деятельности компании. Например, учебные центры компании способствуют повышению профессиональных компетенций сотрудников, что в свою очередь способствует повышению общей эффективности и конкурентоспособности компании.

К этому типу бизнес-процессов также относятся различные стратегические сессии и даже корпоративы. Корпоративы, например, организуются с целью сплочения коллектива, укрепления взаимодействия между сотрудниками и создания благоприятной атмосферы в коллективе. Этот процесс направлен на улучшение внутренних коммуникаций, повышение мотивации и снижение текучести кадров.

Бизнес-процессы управления нацелены на управление деятельностью компании. К данному виду относятся собрания и процессы таск-менеджмента. Таск-менеджер – это система управления задачами. Когда руководитель ставит задачи своим сотрудникам и контролирует их выполнение, это тоже целый бизнес-процесс. Сюда же можно отнести адаптацию персонала. Когда в компанию приходит новый сотрудник, его адаптируют – управляют его входом в должность.

Структуризация бизнес-процессов по уровням

Помимо классификации по видам, существует также и структуризация бизнес-процессов. При структуризации выделяют несколько уровней, причём на верхнем уровне находятся наиболее крупные группы процессов с рядом подпроцессов.

Уровни описания бизнес-процессов

Например, управление персоналом – это бизнес-процесс, точнее, целая группа процессов самого верхнего уровня. Моделирование таких процессов обычно называют функциональным моделированием.

Подбор персонала является подпроцессом и относится к вспомогательным. Благодаря успешной реализации этого подпроцесса все подразделения организации снабжаются сотрудниками.

Процедурой в данном примере можно назвать размещение вакансии на сайте в рамках подпроцесса поиска кандидата на определённую вакансию.

А действием – создание текста вакансии.

Управление бизнес-процессами

Каждая компания стремится к оптимизации своей деятельности, повышению прибыли и снижению издержек. Именно поэтому управление бизнес-процессами становится приоритетной задачей для руководства.

Управление бизнес-процессами – это системный подход к управлению организацией в целом, основанный на анализе и оптимизации всех бизнес-процессов, которые в ней происходят.

Преимущества управления бизнес-процессами:

• Высокий уровень продуктивности и снижение издержек. Это достигается благодаря оптимизации процессов, рационализации рабочих процедур и устранению избыточных затрат времени и ресурсов.

• Улучшение качества продукции или услуг. Контроль каждого этапа работы помогает предотвращать ошибки и повышает точность результатов. Компания может легко выявить слабые места в процессе и провести необходимые корректировки для достижения наилучших результатов.

• Повышение качества клиентского сервиса. Управление бизнес-процессами позволяет создать систему обслуживания клиентов, которая работает более эффективно и предоставляет высокий уровень сервиса. Благодаря оптимизации процессов, компания может обеспечить своевременное выполнение заказов, быстро реагировать на запросы клиентов и повысить удовлетворённость своих потребителей.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это применение технологических решений для выполнения повторяющихся задач или процедур в организации с минимальным участием человека.

Польза от автоматизации бизнес-процессов включает в себя:

1. Повышение показателей эффективности, экономичности и результативности

2. Сокращение ошибок

3. Улучшение управления и повышение прозрачности процессов

4. Повышение уровня обслуживания клиентов

5. Гибкость и масштабируемость

Представим, что у руководителя организации появилась идея автоматизировать какой-то из процессов в бизнесе. Он хочет как можно быстрее внедрить это в программу, но это не совсем верный путь.

Например, в программе может уже присутствовать необходимый инструмент, или новые доработки могут не состыковываться с существующими процессами.

Всё это делает реализацию идеи трудновыполнимой. Поэтому прежде всего необходимо понять, что и как мы хотим автоматизировать, и после этого составить модель и отрисовать бизнес-процессы.

Это сравнимо с тем, как художник рисует картину. Сначала он делает набросок по той идее, которая есть у него в голове, а потом уже рисует картину.

То же и здесь: сначала зарождается мысль в голове, потом в модели, а потом уже это реализовывается в программе.

Эти процессы взаимосвязаны. Если мы автоматизируем бардак, то мы получаем автоматизированный бардак.

Если мы хотим реализовать идею и свести ошибки к минимуму, то мы должны все процессы продумать, описать и потом уже реализовать.

Автоматизация бизнес-процессов

Поэтому, прежде чем реализовать задуманное, необходимо смоделировать бизнес-процессы, затем понять, как они укладываются в рамках сложившейся ИТ-архитектуры, и какое ПО нужно дополнительно, и потом уже реализовывать.

Собственно, во всём этом и будем разбираться в данной книге.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов – это важный инструмент, который позволяет организациям осуществлять эффективное управление и оптимизацию своей деятельности.

Моделирование бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса отвечает на вопросы о том, какую работу необходимо выполнять в рамках этого процесса, какие ресурсы требуются, кто за это отвечает, как улучшить деятельность, какова последовательность выполнения работ и какие работы нужно выполнять.

Умение описывать бизнес-процессы помогает определять рамки и этапы выполняемых задач, что позволяет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и выполнять их эффективно.

Также это помогает систематизировать рабочие процессы в компании. Благодаря чёткому описанию процессов можно разработать соответствующие программные решения или настроить систему таким образом, чтобы максимально автоматизировать выполнение задач. Это позволит сэкономить время и ресурсы компании.

Моделирование бизнес-процессов используется для анализа эффективности работы отделов или сотрудников, что помогает выявить проблемные зоны и предложить улучшения для оптимизации процессов.

С документацией по бизнес-процессам могут ознакомиться новые сотрудники. Это помогает быстрее разобраться в новых обязанностях и адаптироваться.

Далее перейдём, собственно, к моделированию бизнес-процессов. Для этого нужно понять, каким образом это можно осуществить.

Случай из практики

В одной организации у нас была задача: перед сертификацией по международным стандартам качества ISO 9001 проверить, корректно ли работают пользователи с автоматизированной системой службы качества. Если где-то что-то не так – просто обучить пользователей, а в «тяжёлых» случаях, при необходимости, доработать саму систему.

Ну и обнаружили мы настолько «тяжёлые» случаи, что они потребовали переработки самих принципов работы, переделав бизнес-процессы.

Конкретно речь шла о бизнес-процессе сбора рекламаций (жалоб).

А бизнес-процесс был выстроен так:

1. Клиент находил ближайший филиал компании.

2. Там он на специальном бланке писал рекламацию.

3. Далее сотрудник филиала сканировал рекламацию.

4. Скан сотрудник высылал в центральную службу качества по e-mail.

5. В центральной службе качества письмо дожидалось своей очереди.

6. Далее сотрудник наконец заносил вручную рекламацию в компьютер.

7. Только после этого сотрудник службы качества начинал работу по рекламации.

Как вы считаете, это эффективный бизнес-процесс?

Сколько времени потребитель будет ждать ответа?

Будет ли он лоялен к такой компании?

Самое интересное, что сотрудники искренне считали, что их процесс автоматизирован: ведь они заносят рекламации в единую базу данных, а из филиалов рекламации поступают в электронном виде.

Какие варианты решения мы предложили:

1. Самое простое – чтобы сотрудники филиалов сами заносили рекламации в базу данных. Если, конечно, это не повлечёт замалчивание проблем «на местах». Таким образом, мы сокращаем действия 3, 4 и 5.

2. Исходя из повышения лояльности потребителей, не заставлять их писать рекламации на бланках, а сразу с их слов заносить в базу данных. Сокращаем действие 2.

3. Более кардинально – добавить для потребителей возможность самим заполнить рекламацию на сайте, таким образом, ему не нужно приходить в филиал. Сокращаются действия 1–6. Вот только ответственный должен регулярно убеждаться, что инструмент рабочий. На одной из проверок директор по качеству рассказывал про такой инструмент, но оказалось, что жалоб ноль. При тестах обнаружилось, что возникала ошибка. При этом, конечно, нельзя ограничивать клиента формой на сайте – должны быть и другие способы связи.

4. Ну и как рекомендация: определить, какие проблемы можно решить сразу, на месте, чтобы вообще не запускать процесс. Оказалось, что таких проблем почти половина. Но это должны быть не систематические проблемы, а единичные случаи. Если проблема системная – её надо решать в рамках всей организации.

Бизнес-аналитик должен думать не только об автоматизации, но и о бизнес-процессах в целом. Возможно, где-то автоматизация и не понадобится – попросту потому, что будет излишней.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

Пожалуй, это самое простое задание курса, относящееся к первому уроку первого модуля. Но оно закладывает идеи и цели для дальнейшего изучения автоматизации бизнес-процессов.

Подумайте, какие предприятия, обслуживающие вас в повседневной жизни, ведут деятельность в вашем городе (в том числе государственные организации). Найдите в сети интернет информацию о том, какие программные продукты они используют для автоматизации.

Результат: описание не менее трёх предприятий вашего города, включающее:

1) Название / бренд

2) Область деятельности

3) Чем вам помогают эти предприятия

4) Каким образом автоматизированы их бизнес-процессы и какие программные продукты они используют

5) Предложите, какие бизнес-процессы можно автоматизировать дополнительно, и опишите, для чего это нужно

Если найти ответ на пункт 4 не представляется возможным, подумайте и опишите, каким образом, на ваш взгляд, было бы полезно автоматизировать эти предприятия.

Элементы для описания бизнес-процессов

Для описания и моделирования бизнес-процессов существуют разные способы. Рассмотрим их от самых простых до самых удобных.

Чтобы обеспечить полноту описания бизнес-процессов, необходимо наличие некоторых важных ключевых элементов.

Элементы для описания бизнес-процессов

Вот краткое описание этих элементов:

• Субъекты: кто и для кого выполняет определённые действия

• Состав и потоки: что конкретно надо делать и при каких условиях

• Информация: как и где фиксировать результаты действий

Исходя из наличия этих трёх групп элементов и удобства их использования, можно делать выбор того или иного способа описания бизнес-процессов.

Текстовый способ описания бизнес-процессов

Текстовый – самый простой в реализации вариант описания бизнес-процессов. Всё происходящее в бизнес-процессе последовательно и подробно описывается словами, в итоге получается связный текст. Однако построение бизнес-процессов требует описания большого количества элементов и вариантов развития, поэтому текст может получиться громоздким.

Простой пример – процесс приготовления кофе:

1. Взять чайник;

2. Проверить, есть ли вода в чайнике. Если есть, включить чайник. Если нет, налить воду;

3. Вскипятить воду;

4. Достать чашку и банку с кофе;

5. Проверить, есть ли кофе. Если есть, насыпать кофе в чашку. Если нет, процесс завершён;

6. Насыпать кофе в чашку;

7. Налить воду.

Обратите внимание: во втором и в пятом пункте есть условия. Если есть, насыпать кофе в чашку. Если нет, процесс завершён. Нет кофе – не будем пить.

В действительности, если мы описываем организационную структуру компании и понимаем должностные обязанности каждого из сотрудников, то это тоже является описанием бизнес-процесса.

Пример организационной структуры компании

Если в должностных инструкциях или функциональных обязанностях сотрудников чётко текстом прописаны алгоритмы действий по каждому отделу и каждой должности из оргструктуры, то это тоже является бизнес-процессами.

Минусы текстового описания бизнес-процесса:

• Текст может получиться очень объёмным и сложным для восприятия.

• Затрудняет целостное понимание процесса: на второй странице текста можно уже забыть содержание первой, особенно если речь идёт о сложных, разветвлённых процессах.

• Если текст готовит человек без писательских навыков, читать этот текст будет сложно. У каждого своя стилистика и манера изложения.

Табличный способ описания бизнес-процессов

С его помощью бизнес-процесс представляется в виде таблицы со столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.

Фрагмент табличного описания бизнес-процесса

Табличный формат чаще всего используется для описания простых линейных процессов или для сбора информации для последующего графического описания. Таблица всегда удобнее, чем текст. Если вы собираетесь что-то описывать, и это что-то имеет хотя бы два измерения, которые можно представить в виде столбцов и строк, всегда используйте таблицы. Бизнес-аналитик должен мыслить системно. А таблица – это уже система. Дело в том, что это первый шаг к автоматизации процесса: ведь все данные в информационных системах хранятся исключительно в виде таблиц, за исключением нейронных сетей.

Но в случае описания бизнес-процессов таблицы – не самый удобный инструмент.

Минусы табличного описания бизнес-процесса:

• Некомпактно и визуально непонятно. У любого бизнес-процесса есть разные варианты развития событий, попытка описать все эти варианты с ветвлениями в таблице сделает получившийся результат крайне сложным для восприятия.

• Затрудняет целостность восприятия бизнес-процесса. Если есть множество цифр, то будет крайне трудно воспринимать бизнес-процесс целиком.

• Страдает детализация. Текст нужно уместить в формат ячеек, либо уменьшая количество слов, либо растягивая ячейки, что сделает получившуюся таблицу громоздкой.

• Нет возможности показать условия действий и ветвления. Наглядно отобразить все ветвления «если – то» в таблице очень затруднительно.

Графический способ описания бизнес-процессов

Наиболее удобным является графический способ описания с помощью нотаций. Графическое описание бизнес-процессов – это разработка графических моделей (диаграммы, схемы, технологические карты).

Благодаря графическим моделям бизнес-процессов можно:

• Понятно для всех сторон визуализировать логику бизнес-процесса;

• Быстро выявить ошибки и «узкие места» в бизнес-процессах;

• Доступно объяснить порядок выполнения бизнес-процесса всем сотрудникам компании;

• Выявить все взаимосвязи с другими бизнес-процессами и объектами компании.

Пример графического описания процесса приготовления кофе

На графической модели отображается последовательность выполнения бизнес-процесса (алгоритм) с помощью специальных фигур и стрелок, в соответствии с выбранной нотацией.

В широком смысле нотация – это система условных обозначений, принятых в какой-либо области знаний или деятельности.

Нотации при описании бизнес-процессов – это специальные языки или символы, которые позволяют описывать и визуализировать бизнес-процессы. Они помогают установить единый язык общения между участниками проекта и создать понимание всех шагов процесса. По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.

Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес-процессов» выявил такой рейтинг использования нотаций:

1. BPMN. Первое место с большим отрывом.

2. UML

3. EPC

4. ISDEF

5. Прочие нотации

Моделирование представляет собой создание моделей бизнес-процессов с использованием различных нотаций. Это позволяет анализировать процессы на разных уровнях детализации, выявлять проблемные зоны, определять потенциал для оптимизации и автоматизации. Каждая нотация имеет свои особенности и применяется в зависимости от конкретных задач и целей.

Нотация BPMN 2.0

В настоящее время наиболее часто используемой является нотация BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) из-за её удобства. В BPMN используются различные символы для обозначения задач, событий, шлюзов и потоков данных. Данная нотация содержит более 100 объектов, что позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процессов, обеспечивая возможность преобразования модели в исполняемый код.

Открытость нотации BPMN и поддержка большинством средств моделирования и автоматизации бизнес-процессов сделали данную нотацию лидером в моделировании бизнес-процессов. Помимо шагов бизнес-процесса, можно моделировать стартовые, промежуточные и завершающие события процесса, информационные потоки и потоки сообщений.

Пример описания процесса при помощи BPMN 2.0

В дальнейшем все примеры бизнес-процессов мы будем приводить только в этой нотации, поэтому рассмотрим ее более подробно далее.

Нотация eEPC

Нотация eEPC (extended Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC представляет собой упорядоченную комбинацию из событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни.

Пример фрагмента бизнес-процесса в нотации eEPC

С помощью нотации eEPC бизнес-процесс моделируется в виде перечня шагов процесса, запускаемых событиями. Нотация удобна для последующей регламентации бизнес-процесса, а также для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов).

Нотация eEPC – это не совсем нотация в чистом виде. Принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы и описывать дополнительные объекты, например, операционные риски, контрольные процедуры, экранные формы, информационные системы, показатели и многое другое. Это делает нотацию удобной для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов). На одной схеме можно увидеть не только порядок выполняемых процессов, но и события, которые управляют развитием процесса, документы, информационные системы, ресурсы, персонал и т. д.

Логика построения бизнес-процесса с помощью этой нотации очень проста и понятна, но в ней есть и значительные недостатки. Например, невозможно отобразить процесс в виде переходящего потока работ и взаимодействия между участниками бизнес-процесса (как в нотации BPMN). В нотации eEPC отсутствуют типы событий, что не позволяет отличить, к примеру, событие времени от входящего сообщения.

Нотация Basic FlowChart

Процесс (Basic Flowchart, простая блок-схема) – нотация, представляющая собой простой вариант пошагового выполнения алгоритма.

Basic Flowchart состоит из прямоугольников (бизнес-процессы) и стрелок (потоки информации, документов, ТМЦ). Также в нотации используются элементы типа «решение», которые позволяют делать ветвления. Для обозначения начала выполнения всего бизнес-процесса и его окончания могут быть использованы фигуры типа «событие» (элементы, похожие на овалы).

Пример алгоритма в нотации Basic Flowchart

Преимущества Basic Flowchart в простоте и наглядности. С помощью данной нотации можно быстро описать шаги бизнес-процесса без использования специальных знаний.

Эта нотация представляет собой графическую диаграмму, состоящую из блоков, стрелок и текстовых описаний.

Основными элементами Basic FlowChart являются блоки, которые представляют различные этапы или шаги в процессе. Блоки могут иметь разные формы и цвета в зависимости от своей функциональности. Например, прямоугольные блоки обозначают операции или действия, ромбы – условия или решения, а окружности – начало или конец процесса. Для соединения блоков используются стрелки, которые указывают направление потока данных или последовательность выполнения шагов. Также возможно использование текстовых описаний для более подробного объяснения каждого шага.

Моделирование бизнес-процессов в нотации Basic FlowChart позволяет легко визуализировать последовательность действий и логику работы процесса. Эту нотацию часто используют математики.

Но и недостатки Basic Flowchart также кроются в простоте. Например, очень ограничен набор графических элементов, на диаграмме никак не обозначены участники бизнес-процесса, не понятны его исполнители.

Нотация IDEF0

Нотация IDEF0 рассматривается, в основном, как нотация верхнего уровня, иногда говорят «для функционального моделирования». Например, с её помощью удобно показать, как работает предприятие в целом. А вот элементы, отдельные процессы этого предприятия расписывают в какой-то другой нотации, например BPMN.

Бизнес-процессы в нотации IDEF0

IDEF0 (Integrated DEFinition for Function Modeling) – это не просто нотация, это язык проектирования функциональных моделей, включающий как сам язык моделирования, так и методологию для построения и интерпретации моделей.

IDEF0 исторически является одной из первых нотаций для моделирования бизнес-процессов, которая возникла в американской аэрокосмической промышленности в 1970-ых годах.

IDEF0 помогает понимать и анализировать процессы, определяет логику изменений, позволяет уточнить требования к проекту, а также поддерживает проектирование на уровне систем и задач по интеграции.

Основная цель использования данной нотации – моделирование сложных и крупных систем, в которых задействованы люди, машины, ресурсы, информационные системы и потоки данных. Модели помогают выявить требования и функции будущей системы. Основной принцип моделирования в нотации IDEF0 указывает, что между функциями, которые входят в различные подсистемы, должно быть как можно меньше связей. На одном уровне должно быть не больше 5 и не меньше 3 функций.

Главным элементом этой нотации является блок функции, который представляет собой прямоугольник с названием функции внутри.

Для связей между функциями используются стрелки, указывающие на направление потока информации или материалов. Также в IDEF0 присутствуют блоки управления, которые отображают условия или решения, влияющие на выполнение определенной функции.

IDEF0 может быть использована не только для моделирования бизнес-процессов, но и для анализа и проектирования систем. Эта нотация является универсальным инструментом для описания функциональных взаимодействий и структуры любой системы. Это приближает её к языку моделирования ИТ архитектур ArchiMate. Это будет рассмотрено позже.

Описание бизнес-процессов на платформе 1С

Описание и моделирование бизнес-процессов возможно и на платформе «1С: Предприятие». На практике эта возможность есть в большинстве типовых конфигураций.

Бизнес-процессы в «1С: Предприятие» – это прикладные объекты конфигурации. Они описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов от старта до завершения.

Бизнес-процессы в системе 1С: Предприятие

Бизнес-процесс связан с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии со структурой, поддерживаемой в прикладном решении.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов в коде «1С: Предприятие» система сама начинает следить за регламентом выполнения работ, тем самым исключается “человеческий фактор” и сокращается число ошибок. По мере продвижения бизнес-процесса по маршруту сотрудникам автоматически передается информация о результатах.

Нотация описания бизнес-процессов в «1С: Предприятие» разрабатывалась с учетом ГОСТ 19.003–80 «Схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графические» и использует интуитивно понятные элементы и обозначения. Это значит, что даже неподготовленный пользователь может прочитать и понять схемы.

Графическое отображение четко соотносится с текстовым описанием, и обратно. Код пишется на русском языке, хотя есть возможность использовать английский синтаксис, если разрабатывается ПО для зарубежных пользователей.

Основные элементы описания бизнес-процессов в «1С: Предприятие» включают в себя:

Процедуры и функции: это основные строительные блоки бизнес-процессов. Они отображаются в виде прямоугольников с указанием соответствующего имени.

Решения: эти элементы представлены ромбами и обозначают точки принятия решений в процессе. Здесь можно указать условия, по которым происходит разветвление или объединение потоков данных.

Ввод/вывод данных: эти элементы представлены параллелограммами и обозначают операции по получению или передаче информации из или в процесс.

Старт/финиш: эти элементы представлены специальными фигурами – пятиугольниками и обозначают начало и конец бизнес-процесса.

Описание бизнес-процессов на платформе «1С: Предприятие» может быть выполнено как в текстовом виде, так и с использованием графической нотации.

По факту «1С: Предприятие» является low-code системой. То есть можно не знать код, но создать конфигурацию для автоматизации тех или иных бизнес-процессов при помощи различных конструкторов. Но всё-таки вряд ли она будет жизнеспособной, если не вносить какие-то правки в код. Поэтому бизнес-аналитики, которые работают с «1С: Предприятие», всегда немного и системные аналитики: основы встроенного языка надо знать, чтобы понимать принципы работы системы.

Случай из практики

В нашей онлайн-академии CORS Academy довольно много курсов. Но когда-то я делал практически всё сам: искал авторов, записывал уроки, делал тесты и задания, и многое другое.

Но вот пришла пора масштабироваться, и я стал не справляться. У нас появились заместители, методисты, преподаватели, менеджеры. Все начали выполнять свои задачи. Однако я продолжал этим всем управлять сам. И, конечно, начал не успевать.

Поспрашивал у коллег, как они планируют процессы создания и продвижения курсов. Тишина. Или не хотят говорить, или так же, как я – «как получится».

Передо мной встала задача описать процесс создания и продвижения курсов.

Для этого есть масса инструментов.

Но все они очень разные.

«Ноу-код» не подходили, потому что всё-таки даже прорисовать процессы хотелось с большей детализацией, чем позволяли стандартные инструменты.

В итоге выбор пал на 1С: Битрикс. Потому что там можно не просто прорисовать процесс, но и сделать его запускаемым: задачи сотрудникам будут ставиться последовательно автоматом при завершении других задач.

Всё-таки пришлось немного поучиться: и там есть свой «лоу-код» язык, без него никак. Навыки программирования помогли. Даже не знаю, насколько легко было бы научиться без них. Но в итоге получились довольно удобные запускаемые процессы, автоматом раздающие задачи.

Инструмент оказался очень полезным.

Но более сложные процессы лучше запускать в 1С: Предприятие.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

1. Выберите любой понятный вам бизнес-процесс, который можно автоматизировать при помощи программных продуктов.

2. Опишите этот бизнес-процесс при помощи метода текстовой записи.

3. Опишите для этого процесса входы, выходы, управление и ресурсы.

4. Опишите, какие у этого процесса показатели экономичности, результативности и эффективности.

Суть нотации BPMN

BPMN, или Business Process Model and Notation, является стандартом для описания бизнес-процессов с помощью графических символов. Эта нотация позволяет представлять процессы в графическом виде, что значительно облегчает их анализ, выявление узких мест и оптимизацию. BPMN 2.0 – самая распространенная нотация для описания бизнес-процессов.

Обобщенный пример модели бизнес-процесса в BPMN 2.0

Нотация BPMN используется в бизнес-анализе для создания диаграмм процессов и моделирования бизнес-логики.

BPMN была создана, чтобы облегчить понимание процессов и коммуникацию между различными участниками проекта. Она позволяет выразить каждый этап процесса в виде блока с определенным набором свойств и связей между ними.

Использование нотации BPMN позволяет легко визуализировать и анализировать бизнес-процессы, выявлять узкие места и оптимизировать работу компании. Она также является стандартом, что облегчает совместную работу и обмен документацией между различными проектами и организациями.

Элементы нотации BPMN: События

События – элементы, которые обозначают, что нужно действовать только тогда, когда что-то произошло. Любой бизнес-процесс должен иметь хотя бы одно стартовое событие (начало) и минимум одно завершающее событие (конец).

События в нотации BPMN

Если в бизнес-процессе необходима пауза до выполнения определенного условия, удобно использовать события.

Элементы нотации BPMN: Действия

Действие – важнейший элемент нотации BPMN. Оно указывает, что конкретно надо сделать, поэтому необходимо описывать его в повелительном наклонении.

Действия в нотации BPMN

У действий обязательно должен быть хотя бы один входящий поток и хотя бы один исходящий. Несколько входящих потоков отрабатывается по логике «ИЛИ», а несколько исходящих – по логике «И», то есть все одновременно.

Не стоит путать действия с событиями: событие – это то, что произошло, а действие – то, что необходимо сделать в рамках данного бизнес-процесса.

Элементы нотации BPMN: Логические операторы (шлюзы)

Простой бизнес-процесс может состоять только из стартового события, цепочки действий и конечного события. Однако в реальном бизнесе таких процессов очень мало. Обычно в бизнес-процессах есть различные сценарии развития в зависимости от определенных условий.

Логические операторы в нотации BPMN

Логические операторы (или шлюзы) задают условия. Они используются как для разветвления одного потока управления на несколько, так и для объединения нескольких потоков в один.

Внимательно изучите различия между шлюзами исключающего ИЛИ и шлюзами И, иначе бизнес-процессы будут описаны неверно.

Элементы нотации BPMN: Роли

Роли определяют, кто (или какая команда) будет выполнять определенные последовательности действий.

Роли в нотации BPMN

Особенностью нотации BPMN является описание ролей в рамках дорожек, которые охватывают часть бизнес-процесса. Хотя в последнее время часто для обозначения ролей не применяют дорожки. Вместо них в действиях делают специальные пометки для указания роли, примерно как в нотации eEPC.

В отличие от дорожек, пулы объединяют целые бизнес-процессы, которые обязательно имеют стартовое и завершающее событие.

Другие элементы нотации BPMN

Есть и иные элементы в нотации BPMN 2.0.

Элемент «данные» говорит о том, какие данные нужно сохранить, а какие – считать. Например, когда нужно задокументировать результат действий в бумажном документе или в автоматизированной системе.

Транзакция – это набор логически связанных действий, который схож с подпроцессом, но требует завершения или отклонения действия. В транзакции может быть задано несколько вариантов выхода.

Элементы документации используются для внесения комментариев в описание бизнес-процессов, что помогает пояснить детали и улучшить понимание.

Документация, транзакции и данные в нотации BPMN

Почему так популярна нотация BPMN

Нотация BPMN является мощным инструментом для моделирования бизнес-процессов и управления ими. Однако, как и любой инструмент, она имеет свои преимущества и ограничения.

Главные преимущества нотации BPMN заключаются в её стандартизации и понятности. Стандартный набор символов и обозначений позволяет легко читать и создавать диаграммы процессов, а также быстро адаптироваться к новым проектам. Нотация описывает процессы языком, доступным всем участникам проекта: команде разработки и представителям заказчика.

Информация в графическом виде всегда доступнее для восприятия, чем сложный технический текст. Заказчику из схем понятно, как будет работать система, и можно внести коррективы еще на этапе обсуждения проекта. BPMN-диаграмма исключает возможность «двойного прочтения», улучшая коммуникацию как внутри компании, так и в процессе общения разработчика с заказчиком.

Особым удобством в BPMN является разделение ролей по дорожкам. Однако бывают ситуации, когда это мешает восприятию последовательности бизнес-процесса. В таких случаях удобнее проводить моделирование в нотации EPC.

Однако нотация BPMN не лишена и ограничений. В первую очередь, это сложность использования в случаях, когда необходима детализация процессов на микроуровне. Также стандартная нотация может быть неэффективной при работе с комплексными процессами или при изменении уже существующих моделей.

В целом же, использование нотации BPMN является полезным для бизнес-аналитиков при создании моделей бизнес-процессов. Наличие единого стандарта позволяет повысить эффективность коммуникации между участниками проекта и сократить время на разработку диаграмм.

Пример 1. Обработка заказа клиента

Возьмем пример описания бизнес-процесса обработки заказа клиента в нотации BPMN 2.0. Тут и далее приводим примеры работ учеников CORS Academy: сможете найти, что можно дополнительно оптимизировать в этих процессах?

Бизнес-процесс обработки заказа клиента, полученного с сайта

В модели есть четыре ответственных: менеджер по продажам, менеджер по закупкам, бухгалтер и кладовщик.

Рассмотрим действие: проверка наличия товара на складе.

Если товара нет, менеджер по закупкам проверяет возможность его закупки. Эти действия отражаются в бизнес-процессе.

Если товар закупить нельзя, процесс завершается, и менеджер сообщает покупателю о его отсутствии.

Если товар закупить можно, процесс продолжает менеджер по продажам. Он проверяет наличие клиента в базе. Если клиента нет, он создает нового клиента и заключает договор.

Если клиент есть в базе, менеджер выбирает его из списка и проверяет вид договора: предоплата или постоплата.

Если договор с предоплатой, менеджер проверяет поступление оплаты. Если оплата не поступила, он сообщает об этом бухгалтеру. Бухгалтер звонит клиенту, чтобы узнать, планируется ли оплата. Если оплата не планируется, бизнес-процесс завершается. Если всё в порядке, бухгалтер через определенное время (хорошо бы добавить событие) снова проверяет наличие оплаты.

Если оплата поступила, менеджер оформляет документацию, формирует счет-фактуру и создает команду кладовщику на отгрузку товара.

Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Да, конечно. Но об оптимизации поговорим далее. А пока следующий пример.

Пример 2. Оплата счета поставщика

Рассмотрим еще один пример бизнес-процесса, описанного в нотации BPMN 2.0.

Бизнес-процесс оплаты счета поставщика

В этом простом бизнес-процессе присутствует только одна роль – бухгалтер-операционист.

Стартовое событие запускает процесс, и бухгалтер сразу проверяет, согласована ли оплата. Если нет – процесс завершается.

Если оплата согласована, бухгалтер по определенным правилам устанавливает дату оплаты и сообщает её менеджеру.

При наступлении даты оплаты бухгалтер проверяет, есть ли достаточно денег для оплаты. Если нет – назначается новая дата.

Если денег достаточно, бухгалтер оформляет платежку, отправляет её в банк и оформляет списание с расчетного счета.

Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно. Но об этом будем говорить дальше.

Пример 3. Набор персонала

И еще один пример: набор персонала.

Бизнес-процесс набора персонала

При возникновении потребности в персонале руководитель готовит требования к кандидату и отправляет запрос в службу персонала.

Служба персонала сперва ищет кандидата внутри компании. Если кандидата нет, проводится поиск вне компании и проверяются резюме до тех пор, пока кандидат не будет найден.

Когда кандидат найден, проводится беседа, а затем организовывается и проводится собеседование с руководителем.

Если кандидат подходит, он оформляется на работу. Если не подходит, возвращаемся к поиску.

Всем ли организациям подходит такой бизнес-процесс набора персонала? Конечно нет. Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно да.

Но об этом поговорим далее.

Случай из практики

До запуска CORS Academy я успел проработать в крупных 1С: Франчайзи топ-менеджером. Приобрёл опыт распределения большого объёма задач на ограниченное количество специалистов с разной квалификацией.

В итоге я даже сделал специальный курс для партнёров 1С: Рарус «Повышение эффективности отделов внедрения», где подробно описал этот процесс. Курс и сейчас можно приобрести на площадках «Раруса».

Встречаемся мы как-то с другом в баре, выпить по кружечке пенного. А друг руководит сервисной IT-компанией. И он говорит:

– Слушай, у меня довольно большой объём заявок на Service Desk. Конечно же, есть автоматизация: всё как положено. Но всё равно проблемы присутствуют. И с качеством, и со скоростью исполнения. У тебя же есть опыт распределения заявок? Поделись.

Я всегда с удовольствием делюсь опытом:

– Да, были ситуации, когда на 50–70 специалистов надо было распределять заявки. При этом в пиковый период казалось, мы не справимся – их могло быть больше 100. А «удалёнки» тогда не было, к клиентам надо было выезжать. Но всё же справляться удавалось. И качеством клиенты были довольны.

– А как так удавалось? Какие факторы учитывали?

– Очень много факторов. Квалификация специалистов, их загрузка, наличие уникальных компетенций, опыт, пожелания заказчиков, срочность, объём работы и десятки других факторов. В общем, всё сложно, вон купи лучше мой курс да сам всему научишься.

Он настаивал:

– Да ты своими словами объясни, «на пальцах», я пойму! Нарисуй вот тут…

И даёт мне лист бумаги и ручку.

Ну что ж… Заказываю ещё кружечку пенного, раз такое дело, и начинаю рисовать.

Я человек эмоциональный, и схема получилась очень эмоциональной. Я говорил и что-то рисовал на бумаге: прямоугольники, стрелочки, спирали, зигзаги. В итоге друг многое понял, но на бумаге осталась совершенная «мазня», похожая на детские каракули.

Но друг этот листок бумаги забрал.

Каково же было моё удивление, когда через год, оказавшись в офисе у того друга, я увидел, что тот листок, размалёванный мной в баре, висит у него в кабинете в рамочке. Кто не знает, может подумать, что это какой-то ценный набросок из ранних работ Сальвадора Дали, который особо берегут. Но я-то вспомнил свою «мазню»:

– Господи, ты ЭТО вставил в рамку? Ты нормальный вообще? Там же ничего не понятно!

– Илья, кому-то может и не понятно, а мне понятно всё!

Мораль: иному и «мазня» – нотация.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В этом задании вы на практике прочувствуете разницу между текстовым описанием бизнес-процесса и его графическим представлением.

1. Подумайте, как может выглядеть бизнес-процесс набора персонала в вашей организации. Если вы не работаете, то придумайте гипотетический процесс.

2. Опишите этот бизнес-процесс, используя нотацию BPMN 2.0.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим чуть позже.

Цели оптимизации бизнес-процессов

Мы разобрались, как описывать и моделировать бизнес-процессы. Теперь нужно приступить к главному: научиться оптимизировать бизнес-процессы, делая их более экономичными, эффективными и результативными. Кроме оптимизации, существует понятие реинжиниринга бизнес-процессов. Постараемся разобраться с этими терминами.

Заказчики могут ожидать различные результаты от оптимизации бизнес-процессов. Вот основные из них:

• Повышение скорости работы с данными

• Сокращение ручных операций

• Обеспечение прозрачности компании для руководства

• Упорядочение и закрепление правил в системе

• Сокращение издержек на выполнение работ

• Повышение качества принятия решений

• Снижение ненужных затрат

• Увеличение рентабельности

Эти цели объединяют в себе как бизнес-цели, так и цели оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Отличия оптимизации от реинжиниринга бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов – это поэтапные изменения в компании, направленные на совершенствование деятельности, измеряемые с точки зрения бизнес-процессов и их показателей.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Цель реинжиниринга бизнес-процессов – улучшение показателей компании.

Реинжиниринг применяют в ситуациях, когда снижается рентабельность бизнеса. Причиной снижения не обязательно является плохая работа сотрудников; потеря прибыли может быть связана с неактуальностью продукта, возросшим уровнем конкуренции или износом оборудования.

Причины проведения реинжиниринга могут быть следующими:

• Компания проигрывает конкурентам

• Экономический кризис в целом и спад какой-то части рынка в частности

• Компания хочет выйти на новый уровень прибыли

• Реинжиниринг в рамках импортозамещения, когда компания стремится занять нишу, освободившуюся после ухода иностранных конкурентов

Обычно реинжиниринг воспринимают как полное обновление бизнес-процессов компании. Однако существует подход, согласно которому реинжиниринг может быть частичным, то есть оптимизацией, когда предприниматель меняет отдельные бизнес-процессы или направления деятельности компании.

Отличия реинжиниринга от оптимизации:

• Оптимизация предполагает постепенное, поэтапное улучшение показателей, тогда как реинжиниринг носит радикальный характер.

• При оптимизации совершенствование осуществляется на основании уже действующих процессов. В реинжиниринге бизнес-процессы внедряются с «чистого листа».

• Оптимизация реализуется на протяжении короткого периода, тогда как для реинжиниринга потребуется длительное время.

• При реинжиниринге новые процессы внедряются по направлению «сверху вниз», тогда как при оптимизации – наоборот.

• Оптимизация характеризуется узким охватом, тогда как реинжиниринг – широким.

• Реинжиниринг отличается повышенными рисками, тогда как оптимизация характеризуется умеренным риском.

Проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов

Вот какие проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов, мы рассмотрим:

• Нехватка элементов

• Лишние элементы

• Зацикливания

• Неверная последовательность

• Лишние повторы действий

• Непредусмотренные ситуации

• Перепутанные роли

• Неуниверсальность

• Бесцельные действия

Все эти проблемы ведут к остановке бизнес-процесса, его замедлению или принятию неверных решений, что ухудшает показатели деятельности предприятий. Задача бизнес-аналитика – выстроить процессы, близкие к идеальным. Поэтому подумаем, что можно изменить.

В качестве примера возьмем уже знакомый бизнес-процесс набора персонала. Заодно вы увидите, насколько разные могут быть, казалось бы, одинаковые бизнес-процессы в разных организациях. При этом в каждом примере можно оптимизировать бизнес-процесс не только в рамках описанной проблемы, но и найти другие пути оптимизации. Подумайте, какие!

Как обычно, все примеры бизнес-процессов составлены учениками CORS Academy. Пользовались ученики разными инструментами, поэтому само начертание несколько отличается.

Пример 1. Нужны события – оповещения

Оптимизация: добавляем события – оповещения.

Этот бизнес-процесс простой и понятный, но при переходе потока управления между дорожками обычно необходимы события – оповещения.

Часто бывает, что отдел персонала отклоняет заявку на поиск кандидата, но не оповещает об этом руководителя, который ищет кандидата. Также кандидату следует из вежливости сообщать, если он не принят.

В данной ситуации руководителя необходимо оповестить (например, по электронной почте), что необходимо провести собеседование. Руководитель, в свою очередь, должен сообщить в кадровую службу, если собеседование успешно пройдено.

Пример 2. Зацикливание

Оптимизация: предусматриваем условия для выхода из цикла

Зацикливания – это очень частые проблемы как на этапе проектирования бизнес-процесса, так и на этапе его автоматизации. Они возникают, когда мы бесконечно повторяем уже ненужные действия, потому что не предусмотрено условие, при котором нужно прекратить это делать.

В данном бизнес-процессе обращаем внимание на то, что если кандидат не подошел в процессе тестирования, мы снова приглашаем кандидата.

Во-первых, нужно уточнить, что нужно пригласить именно очередного кандидата на собеседование, а не того же. Бизнес-процесс должен быть максимально понятным! При автоматизации процесса программа может прислать приглашение тому же кандидату, если такой алгоритм заложен.

Во-вторых, нужно понять, что делать, если кандидаты в списке закончились. В этом случае нужно добавить условие: если кандидаты из списка закончились, то следует либо повторить поиск, либо прекратить его, либо искать где-то еще.

Пример 3. Повторение ненужного действия

Оптимизация: отменяем ненужное повторяющееся действие.

В этом бизнес-процессе, если кандидат не согласован, мы каждый раз заново размещаем вакансию в СМИ. Однако нужно всего лишь переместить стрелку на следующее действие: обработать следующие поступившие отклики на вакансии.

Если вы думаете, что такие неоптимизированные действия не встречаются в жизни, то вы сильно ошибаетесь. Например, неопытные программисты часто включают в цикл действия, которые нужно вынести за его пределы. В результате они постоянно повторяются, и именно в таких местах программа теряет быстродействие.

Пример 4. Недостаток шлюзов

Оптимизация: добавляем вариант, когда кандидата не выбрали.

Часто бизнес-процессы моделируют, не предусмотрев всех вариантов развития событий. Иногда бизнес-процессы рисуют линейно, без единого шлюза. Такое упрощение приводит к тому, что становится неясно, что делать в непредусмотренных ситуациях.

Типичное «больное место» ботов, которые пытаются проконсультировать клиентов в чате, заключается в том, что они знают ответы далеко не на все вопросы. Лучше предусмотреть сразу вариант «связаться с человеком» или хотя бы с Искусственным Интеллектом, если он реально обучен «на все случаи жизни».

В нашем примере совершенно не ясно, что делать, если кандидата не выбрали. Чтобы оптимизировать процесс, нужно добавить шлюз «Выбрали?», и если кандидата не выбрали, продолжить его поиск.

Пример 5. Неверное распределение ролей

Оптимизация: окончательное решение по кандидату принимать руководителю

Неверное распределение ролей – важная проблема при оптимизации бизнес-процессов. Нужно понимать, кто за что отвечает в организации, какие у сотрудников должностные инструкции, какую работу они реально умеют выполнять, что делают максимально хорошо, и у кого есть достаточно времени.

Процесс распределения ролей – крайне сложный и неоднозначный. Как правило, он относится к компетенции руководителя, однако бизнес-аналитик, смоделировав бизнес-процессы, может помочь в этом.

В нашем примере наблюдается странная ситуация: руководитель отдела только делает заявку на кандидата, а руководитель департамента только ее согласовывает. Однако никто из них не принимает участие ни в собеседованиях, ни в утверждении кандидата на должность. Таким образом, заказчик кандидата не принимает решения в его выборе. Зато отдел кадров, который обычно должен быть задействован только в кадровом делопроизводстве, выполняет функцию менеджеров по персоналу.

Для убедительности добавлю, что даже в такой крупной фирме, как 1С, лично директор проводит собеседования со всеми новыми сотрудниками. Я это точно знаю, потому что работал в фирме 1С, и со мной тоже проводили такое собеседование.

Пример 6. Бесцельное действие

Оптимизация: понять цель и дописать бизнес-процесс

Бесцельные действия – один из главных бичей неоптимизированных бизнес-процессов. Часто бывает, что какие-то действия выполняются просто по привычке.

Например, при переходе на автоматизированную систему сотрудники могут продолжать документировать операции в бумажных документах. Возможно, в момент перехода это имело смысл. Но нужно ли это теперь?

Бесцельные действия увеличивают ненужные временные и материальные расходы организации, ведь сотрудники получают зарплату.

В данном случае непонятно, зачем HR-директор «оценивает» заявку на поиск персонала. Если он должен как-то скорректировать ее, то это нужно указать. Если он может отклонить или отправить на доработку, необходимо добавить соответствующие шлюзы.

Пример 7. Не дается время на внешние процессы

Оптимизация: добавить событие – ожидание

Бизнес-процесс часто рисуют так, что одно действие следует за другим. Так делать правильно, если всё зависит только от сотрудников организации. Но это неправильно, если между действиями происходит что-то во внешнем мире, от чего зависит продолжение наших действий.

Например, не всегда можно сразу получить от клиента оплату – на это нужно время. Нельзя мгновенно доставить товар на склад. То есть должно либо пройти какое-то время (тогда можно проверить платеж), либо произойти какое-то событие (доставка товара на склад).

В нашем примере нельзя отбирать кандидатов, которые откликнулись на вакансию, сразу после ее размещения: нужно подождать какое-то время, чтобы отклики появились. Например, менеджер по персоналу может проверять отклики каждый день (событие – прошедшее время) или реагировать на каждое письмо кандидата (событие – письмо).

Дополнительные пути оптимизации бизнес-процессов

Во всех приведенных выше примерах бизнес-процессах ошибок больше, чем мы описали. Ведь это учебные примеры, выполненные стажерами. Постарайтесь найти те, о которых не сказано, Но кроме ошибок в использовании нотации, в этих диаграммах есть и другие пути улучшения.

Приведем следующие дополнительные пути оптимизации:

• Бизнес-процесс должен быть достаточно универсальным. Например, не прописывать алгоритм поиска кандидата для определенного отдела или на определенную должность, а сделать его единым для всей компании. Это увеличивает прозрачность процессов, позволяет получать удобные отчеты и облегчает автоматизацию.

• Нужно выстраивать как можно более логичные бизнес-процессы, оптимальные по времени выполнения. Можно менять местами действия, выполнять их параллельно. Иногда можно разбить задачу на подзадачи и распределить их между исполнителями.

• Распределив время на выполнение определенных действий, можно многое оптимизировать: длительность самого процесса, прохождение через разные согласования, распределение ролей. Можно найти «узкие места», которые тормозят весь процесс. Можно понять, какие сотрудники простаивают, а какие перегружены.

• Смоделировав процесс, легко понять, какие участки можно автоматизировать, чтобы улучшить скорость их прохождения и освободить сотрудников от ручного труда.

Некоторые системы для моделирования бизнес-процессов позволяют больше, чем просто их графическое описание. Одни могут «запустить» процесс, смоделировав реальную ситуацию. Другие дают возможность автоматизировать бизнес-процесс прямо на базе моделей. Третьи умеют писать должностные инструкции. Рассмотрим различные подобные инструменты далее.

Случай из практики

Когда я занимался непосредственно автоматизацией бизнес-процессов, пришёл я на переговоры об автоматизации в организацию, которая занималась тем, что отправляла специалистов (врачей, геологов, учителей) на работу за рубеж. Находилась контора в высотке на Новом Арбате, а работала ещё со времён СССР. Неудивительно, что большинство сотрудников там было в пожилом возрасте.

Стояла задача «осовременить» автоматизацию учёта. И я сразу решил, что нужно прописать бизнес-процессы «как есть», а потом уже думать, как их усовершенствовать.

Ну и я начал задавать вопросы главному бухгалтеру…

– Вам хотелось бы автоматизировать бухгалтерский учёт?

– Да, вот видите: очень долго счета-фактуры выписываются.

Начал изучать вопрос. Оказалось, что на выписке счетов-фактур работало аж три человека, под которых был выделен отдельный кабинет. Целый отдел! Я, конечно, сказал бы главбуху, что достаточно и одного человека, и того много. Но что она будет делать с коллегами, с которыми проработала полжизни и которым год до пенсии?

Продолжаю расспросы…

– Расскажите, пожалуйста, какие субконто вы используете в работе?

– А чего рассказывать? Сейчас покажу…

Каково было моё удивление, когда она привела меня к огромному шкафу с древними фолиантами. В её понимании «субконто» было что-то типа книги, в которых есть какие-то списки. Например, субконто «Валюты», или субконто «Страны». Так вот толку от этих «субконто» лишь в том, что каждому элементу присваивается свой код… И как бы вы думали, для чего?

В точку, для автоматизированных расчётов!

Ну и последний ответ на эту тему меня окончательно добил…

– Скажите, но хоть какая-то автоматизация учёта у вас есть?

– А как же! Мы сдаём все сведения на бумажных носителях в вычислительный центр, нам приходят распечатанные табулеграммы, которые мы расшифровываем.

Что такое табулеграммы и как их приходится расшифровывать, я уже не стал узнавать. Всё было и так понятно: автоматизация застряла в СССР.

Вот и такие организации ещё встречаются! И ничего, как-то ведь работают…

Это я к чему… Некоторые бизнес-процессы можно оптимизировать намного глубже, чем мы предполагаем, когда приходим к заказчику. В данном случае оптимизацией не поможешь, нужен полный реинжиниринг. Но готов ли к этому заказчик? Это главный вопрос.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В прошлом задании вы описали процесс набора персонала. Теперь вы увидели, какое разнообразие решений может породить эта задача.

1. Подумайте, как можно оптимизировать ваш бизнес-процесс. Используйте все вышеперечисленные рекомендации.

2. Перепишите ваш бизнес-процесс так, чтобы он был максимально оптимизирован.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим далее.

Задачи по работе с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели скриншоты бизнес-процессов с допущенными в них ошибками. Вы могли заметить, что они описаны в соответствии с нотацией BPMN 2.0, но всё равно выглядят по-разному. Дело в том, что они были выполнены в разных инструментах.

Моделирование графических моделей бизнес-процессов удобно выполнять с помощью программных продуктов бизнес-моделирования. У каждого из них есть свои преимущества, бесплатный пробный период использования и свои сторонники. Каждый продукт поддерживает различный набор нотаций.

Рассмотрим основные инструменты, известные на сегодня.

Чтобы верно выбрать инструменты для моделирования, сначала нужно понять, какие задачи ставятся помимо описания процессов.

Задачи по работе с бизнес-процессами

Условно разделим задачи по целям: одни относятся к оптимизации процессов, другие – к автоматизации.

Первые три задачи относятся больше к описательной части моделей. Они ведут к сокращению неучтенных требований и внеплановых доработок при внедрении автоматизированных решений.

Блок задач, связанных только с оптимизацией процессов, больше относится к области консалтинга и может обойтись без дополнительной автоматизации.

Если говорить о задачах для автоматизации бизнес-процессов, их решение может привести к оптимальным способам реализации ИТ-проекта, сокращению сроков и стоимости, обеспечению качества внедрения.

Сравнение инструментов по моделированию бизнес-процессов

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

В таблице представлены краткие характеристики некоторых инструментов по типу, области применения и целевым группам. Поскольку в настоящее время всё более популярны отечественные продукты, сообщаем, что все представленные продукты являются отечественными, за исключением Bizagi, ARIS Express и решений от Microsoft (Excel и Visio).

Рассмотрим наиболее популярные из этих инструментов подробнее, а затем расскажем о решениях, которые не включены в этот список.

Microsoft Excel+Visio

Бизнес-процессы в Microsoft Visio

Продукты Microsoft – одни из самых распространенных благодаря широкому распространению Microsoft Office и простоте использования. Visio – это простой редактор графических схем, а для табличного описания процессов Excel вряд ли найдёт равных.

Преимущества:

• Простота освоения

• Нет ограничений в рамках нотаций

• Знакомо пользователям, минимальное обучение

• Легкость прочтения

Недостатки:

• Отсутствие автоматизированных средств обработки данных

• Отсутствие заданного стандарта описания

• Нет интеграции между процессами

• Нет интеграции процессов в ИС

Bizagi

Бизнес-процессы в Bizagi

Bizagi позволяет создавать бизнес-модели строго в нотации BPMN. Имеется функционал анализа и оптимизации, возможность проверки целостности модели. Можно заполнять атрибуты процессов и требования к ИС, а также интегрировать процессы в прикладные решения.

Преимущества:

• Простота освоения

• Наличие бесплатных версий

• Легкость прочтения моделей

Недостатки:

• Ограниченные средства обработки данных

• Отсутствие типовых проектных документов

• Нет управления автоматизацией

ARIS Express

Бизнес-процессы в ARIS Express

Если вы предпочитаете работать не только с нотацией BPMN, но и с eEPC, ARIS Express вам точно понравится. Инструмент позволяет моделировать сложные бизнес-процессы и заполнять атрибуты процесса. Можно описывать процессы не только в виде потоков работ, но и в виде потоков данных. Присутствует простая канбан-доска со статусами выполнения работ, но в качестве дополнительного инструмента, не связанного с процессами.

Преимущества:

• Связи между процессами

• Простота использования

• Потоки данных как отдельная модель процесса

• Наличие бесплатной версии

Недостатки:

• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов

• Нет русификации

StormBPMN

Бизнес-процессы в StormBPMN

Основная нотация этой отечественной системы – BPMN. Возможна командная работа, заполняются атрибуты процесса и задач. Проверка качества диаграмм позволяет избежать типовых ошибок в моделировании, что особенно полезно новичкам. Есть функция проверки прохождения токена и оценки длительности сценариев процесса, что позволяет применять подходы к оптимизации моделей бизнес-процессов.

Преимущества:

• Облачная версия: легкий старт

• Печать регламентов по процессам

• Высокая ориентация на качество процессов в BPMN

• Наличие бесплатного тарифа

Недостатки:

• Нет средств анализа и оптимизации процессов

• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением

Business Studio

Бизнес-процессы в Business Studio

Система позволяет описывать графические схемы сложных бизнес-процессов в множестве нотаций. Имеются атрибуты процесса и карточки элементов процесса. Возможны назначение метрик и показателей эффективности, показателей по BSC (системе сбалансированных показателей), а также формирование отчетов по показателям.

Преимущества:

• Большое количество нотаций процессов

• Широкие средства регистрации атрибутов процессов

• Печать регламентов по процессам (можно превратить в должностные инструкции)

• Мощный инструмент управления по показателям

Недостатки:

• Нет средств анализа и оптимизации процессов (кроме KPI)

• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением

• Плохо проработана интеграция процессов в ИС

• Очень много объектов в системе, сложно ориентироваться

• Сложность в освоении

ELMA

Бизнес-процессы в ELMA

ELMA – мощное решение, основная нотация которого – BPMN. Можно создавать как простые, так и сложные бизнес-процессы, состоящие из подпроцессов. ELMA-365 – это облачная модификация BPM-системы ELMA для автоматизации бизнес-процессов, использующая платформу Low-code для ускорения цикла от возникновения бизнес-потребности до готового решения.

После создания схемы становятся исполняемыми. ELMA-365 ставит задачи участникам бизнес-процесса и направляет им всю необходимую информацию, позволяя контролировать стадии и сроки исполнения процессов. Возможно назначение метрик и показателей эффективности, а также формирование отчетов о выполнении процессов. Есть возможность графически отслеживать ход выполнения процесса.

Дополнительно стоит отметить, что встроена возможность интеграции, например с 1С. Можно обмениваться справочной информацией и настраивать правила обмена.

Преимущества:

• Наличие эталонных моделей

• Проверка целостности

• Простота использования

• Широкий спектр инструментов проектирования и формализации процессов

• Печать типовой документации

Недостатки:

• Ориентация на собственную платформу

• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением

Comindware

Бизнес-процессы в Comindware

В Comindware библиотека типовых процессов шире, чем в ELMA. Также есть закрепление ответственных за процедуры, формирование отчетов о выполнении задач и мониторинг хода процесса. Интеграция с 1С также присутствует, но с меньшими возможностями настройки, чем в ELMA.

Преимущества:

• Наличие типовых кейсов по большому количеству процессов (закупки, продажи, бюджеты и прочие)

• Простота использования

• Печать типовой документации по процессу

Недостатки:

• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов

• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением

• Фокус на управление взаимодействием

Как выбрать оптимальный инструмент

Мы объединили в таблицу некоторые самые популярные процессы, описав их функции и характеристики.

Выбираем инструмент моделирования бизнес-процессов

В более подробный обзор не включили СППР, как довольно специфичный продукт. Также не стали подробно описывать менее популярные Visari BPM, Creatio и Первая форма.

Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес процессов» выявил следующий рейтинг использования инструментов для моделирования бизнес-процессов:

1. Visio

2. Business Studio

3. StormBPMN

4. ELMA

5. Bizagi

6. ARIS Express

7. Другие системы

Однако не следует руководствоваться только популярностью: каждая из систем имеет свои плюсы и минусы.

Некоторые системы мы вовсе не включили в обзор:

• Directum, Docsvision, 1С: Документооборот – средства автоматизации документооборота и управления документами

• ARIS, Business Modeler, BPwin 7 – дорогие западные средства, не локализованные под Россию

• Бизнес-инженер, Корпоративный навигатор, Орг. Мастер – предназначены чисто для консалтинговых работ (формализация и регламентация процессов)

• Confluence, Jira, Битрикс24 и другие средства групповой работы – предназначены в большей степени для управления групповым взаимодействием и коммуникациями

• Большое количество других систем для моделирования бизнес-процессов не включены в обзор из-за низкой популярности

Желаем удачи в выборе оптимального решения!

Случай из практики

Однажды позвал меня пообщаться директор одного склада. Но это лишь для меня его предприятие было просто «склад», как для автоматизатора. В действительности это был не просто склад, а хранилище овощей и фруктов.

Захожу я в кабинет, начинаем беседу. И директор показывает на вазу с бананами:

– Угощайтесь!

Смотрю – бананы-то зелёные…

– Нет, спасибо…

– Что, не понравилось, что зелёные? А мне вот не понравилось, что ваши менеджеры утверждают, что мне подойдёт типовое решение для автоматизации склада. Пойдёмте-ка, я покажу, как у нас всё устроено…

И мы пошли на склады. Ранее я уже был на складах. Это были склады с ячеечным хранением, где основная задача – грамотно собрать заказ, набирая товары с разных стеллажей. Тогда мы внедряли специализированное решение для складской логистики. Но этот склад (или не совсем склад) был совсем другим.

Оказывается, из-за границы фрукты к нам прибывают немного недозрелыми. В противном случае они просто не доедут и по дороге испортятся. В частности, бананы прибывают зелёными.

Затем их помещают в специальные газовые камеры, наполненные азотом, и при определённой температуре фрукты дозревают. Причём для разных фруктов нужна разная температура и длительность дозревания.

Поняв, как выстроен процесс дозревания, мы прорисовали бизнес-процесс и поняли, что типовая «1С: Управление торговлей» не подойдёт: нужны доработки, которые позволяли строго контролировать процесс.

Получается, что иногда склад – это не только склад, но и немного производство.

Больше меня зелёными бананами не угощали. Но когда я вижу такие в магазине, понимаю: где-то пора менять бизнес-процессы…

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В прошлом задании вы оптимизировали процесс набора персонала. Теперь будем пробовать инструменты.

1. Выберите минимум два инструмента для моделирования бизнес-процессов.

2. Смоделируйте ваш бизнес-процесс в каждом из них.

3. Опишите плюсы и минусы выбранных решений и определитесь с тем решением, которое вы будете использовать в работе.

Примечание: многие решения имеют бесплатную версию.

Учет: понятие и основные виды

Теперь мы поняли, что такое бизнес-процессы и как их можно моделировать. Переходим к тому, какие бизнес-процессы можно автоматизировать и какую пользу это принесет предприятию.

Прежде всего, нужно ввести понятие учета. Разобравшись в том, что можно учитывать, мы поймем, как использовать учет для управления предприятием.

Многие считают, что учет – это прежде всего бухгалтерия. Однако на самом деле видов учета существует довольно много.

Существует много разных определений учета. Самое простое – это производное от слова «учитывать», то есть учет – это операция, когда мы что-то учитываем. Дадим более академическое определение.

Учет – это фиксация состояния параметров экономических процессов или объектов, а также сбор и накопление сведений о них.

Учет ведется с древнейших времен, еще со времен шумеров. Когда археологи стали находить первые глиняные таблички с клинописью, они поняли, что на табличках представлено описание ведения учета долгов: кто-то что-то задолжал кому-то, кто-то кому-то что-то продал. Таблички, которым по несколько тысяч лет, содержат именно учетные данные.

Основные виды современного учета представлены на схеме.

Основные виды учета

Основные виды учета:

• Регламентированный учет

• Управленческий учет

• Оперативный учет

• Статистический учет

Как правило, государство разрабатывает правила и нормы для регламентирования ведения учета по тем или иным параметрам.

Регламентированный учет – это учет, правила ведения которого определены законодательно и закреплены в учетной политике предприятия. В Российской Федерации регламентированный учет включает бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет, учет расчета зарплаты и некоторые другие.

Основная цель ведения регламентированного учета на предприятии – формирование регламентированной отчетности для различных государственных органов, например, для налоговой службы.

Управленческий учет – вид учета, нацеленный на предоставление информации для внутренних пользователей (руководства компании), чтобы они могли принимать обоснованные управленческие решения.

Управленческий учет охватывает анализ стоимостей, доходов, прибыльности, эффективности и других показателей, важных для управления.

Управленческий учет – это консолидированный учет. Например, нам не нужно знать, какой конкретно товар продается в магазине каждый день. Важно знать общий оборот за день и размер прибыли.

Оперативный учет – это систематическое наблюдение, регистрация, обработка и хранение информации о текущем состоянии и движении материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия в реальном времени или в кратчайшие сроки (например, ежедневно или ежеминутно).

Данные оперативного учета могут использоваться как для управленческого, так и для регламентированного учета. Оперативный учет можно считать первичным по отношению к остальным видам учета, потому что он фиксирует конкретные операции.

Статистический учет – это система сбора, обработки, анализа и интерпретации количественных данных, предназначенная для систематического отражения измеряемых характеристик социально-экономических и других явлений в их взаимосвязи, развитии и условиях существования. Например, управление статистики ведет учет того, как работают фирмы, сколько их в том или ином регионе, какой возрастной состав сотрудников и т. д.

Далее пройдемся по основным видам учёта подробнее, а также рассмотрим некоторые подвиды оперативного и регламентированного учёта. Статистический учёт рассматривать не будем, поскольку он напрямую не служит целям бизнеса, а лишь предоставляет информацию для специальных служб. Конечно, для принятия решений можно пользоваться статистическими данными, но обычно статистика ведется вне предприятия.

Связь учета с управлением и бизнес-процессами

Учет, управление и бизнес-процессы на предприятии тесно связаны, поскольку:

• Учет предоставляет данные о финансовом состоянии предприятия, доходах, расходах, прибыли и убытках, что является основой для принятия управленческих решений.

• Каждая операция, связанная с бизнес-процессами предприятия, должна быть корректно отражена в учете. Это позволяет контролировать деятельность компании.

• Учет позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов, выявлять «узкие места» и разрабатывать меры по их оптимизации и даже реинжинирингу.

• Учетная информация является основой для формирования отчетности, которая предоставляется в различные контролирующие органы в соответствии с законодательством. Это обеспечивает соблюдение предприятием норм и правил ведения бизнеса.

Поэтому в дальнейшем автоматизацию бизнес-процессов будем рассматривать в разрезе видов и подвидов учёта. Это позволит получить структурированное представление об автоматизации бизнес-процессов в различных областях учёта с учётом отраслевой специфики.

Также покажем упрощенные для понимания примеры бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0 применительно к разным областям учета.

Система учета

По большому счету, сама система учёта тоже включает бизнес-процесс, который позволяет накапливать данные для получения различных отчётов.

В качестве примеров расскажем о том, с помощью каких основных типовых (отраслевые рассмотрим отдельно) программных продуктов фирмы «1С» можно автоматизировать те или иные виды учета и бизнес-процессы в рамках управления процессами.

Конечно, на рынке представлены и другие программные продукты. Но мы будем рассматривать именно «1С», потому что в линейке этих продуктов есть наибольшее количество решений для большинства бизнес-задач. К тому же в большинстве отраслей и видов учета продукты фирмы «1С» лидируют по количеству автоматизированных рабочих мест.

Бухгалтерский и налоговый учет

Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учёты. Фактически, налоговый учёт можно назвать частью бухгалтерского учёта. В положении о бухгалтерском учёте отдельно прописано, как нужно вести налоговый учет, который считается подвидом регламентированного учёта.

В РФ налоговый учет существует только для учета и расчета налога на прибыль.

Любой учет делится на участки или разделы учета.

Основные разделы:

• Банк и касса, валюта

• Основные средства

• Нематериальные активы

• Материальные запасы

• Товары

• Услуги

• Производство

• Взаиморасчеты

• Расчеты по зарплате

• Налоги и сборы

Пример бизнес-процесса в бухгалтерском учете

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Бухгалтерия предприятия

• 1С: Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ)

• 1С: Комплексная автоматизация (КА)

• 1С: Упрощенка

• 1С: Предприниматель

• 1С: ERP

Флагманское решение 1С: ERP включает комплексную, наиболее полную систему учета, в том числе бухгалтерский и налоговый учет. О решениях класса ERP поговорим позже.

Расчет зарплаты, кадры, HRM

Расчет зарплаты и кадровый учёт – это регламентированный вид учета, так как трудовые договоры, приказы, механизмы начисления зарплаты и взимания с нее налогов и многое другое из этого вида учёта регламентируются законодательством РФ.

HRM (Human Resource Management, Управление Человеческими Ресурсами) – нерегламентированный вид учёта. HR менеджеры подбирают персонал и помогают в управлении коллективом. Бизнес-процесс набора персонала мы уже рассмотрели ранее и убедились, что в разных организациях он ведется по-разному. Автоматизированные системы позволяют навести порядок и в этом процессе.

Основные разделы:

• Учет кадров

• Зарплата

• Налоги и взносы (медицинское страхование, пенсионное страхование и т. д.)

• Подбор персонала (нерегламентированный вид учета)

• Адаптация персонала (управленческий нерегламентированный учет)

• Оценка персонала (как правило, нерегламентированный вид учета)

• Обучение

• Мотивация и KPI

Пример бизнес-процесса набора персонала

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Зарплата и управление персоналом – флагманский продукт фирмы «1С», есть вариант КОРП, где есть HRM

• 1С: Зарплата и кадры для государственных учреждений

• 1С: Комплексная автоматизация

• 1С: ERP

• 1С: Оценка персонала

• Решения партнеров фирмы 1С – для бюджетников, НФО, банков и т. п.

Учет торговли товарами и услугами

Все отрасли можно укрупненно поделить на производство, торговлю и услуги. Любое коммерческое предприятие что-то продаёт. Поэтому самым распространенным видом оперативного учёта является учет торговли товарами и услугами. При этом товар или услугу при продаже обобщенно называют продуктом.

Основные разделы:

• Закупки

• Комплектация

• Склад

• Оптовые продажи

• Розничные продажи

• Учет услуг

• Дисконтные карты

• Торговые точки

• CRM

• Финансы

Пример бизнес-процесса в торговле

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление торговлей (УТ)

• 1С: Розница

• 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)

• 1С: Комплексная автоматизация (КА)

• 1С: ERP

CRM

CRM (Customer Relationship Management, управление Взаимоотношениями с Потребителями) – это подвид оперативного учета в области торговли. CRM в какой-то степени содержится в любом решении фирмы 1С, где есть справочник «Контрагенты» и хранятся данные о взаимоотношениях с покупателями. Мы решили выделить CRM, поскольку продукты для автоматизации этого вида учета могут выступать и как самостоятельные решения

Основные разделы:

• Клиентская база (список клиентов с контактными данными)

• Обращения, события (вся история обращений к клиенту и от клиента)

• Оповещения (когда надо связаться)

• Стадии продаж (по «воронкам продаж»)

• Рассылки (кому какие письма разослали, кто откликнулся и т. д.)

• Маркетинг / телемаркетинг

• ABC, XYZ и другой анализ

Пример бизнес-процесса в CRM

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: CRM

• 1С: Управление торговлей + CRM

• 1C: CRM для ERP2, КА

Стоит отметить, что часто используются CRM, не разработанные фирмой 1С. Например, популярны такие решения, как AmoCRM, Террасофт, Битрикс24, Мегаплан, RetailCRM и другие, как отечественные, так и зарубежные.

Существуют CRM системы, адаптированные для отдельных отраслей: туризм, образование, фитнес, медицина, автосервисы, интернет-магазины, общепит и другие. Отдельным подвидом являются системы для автоматизации программ лояльности. Это связано с тем, что для многих отраслей малого и микро-бизнеса CRM является главным элементом всего оперативного учёта.

Логистика склада

Складская логистика – это управленческий процесс, целью которого является организация оптимального обращения со складскими запасами на всех этапах их жизненного цикла: от поступления на склад до отправки конечному потребителю. Складская логистика включает планирование, транспортировку, хранение и обработку товаров на складах.

Учёт в складской логистике – прежде всего оперативный, если логистика не является основной областью деятельности компании. Такой случай рассмотрим уже в разрезе отраслевой автоматизации.

Основные разделы:

• Приёмка

• Комплектация

• Карантин

• Контроль качества

• Ячеечное хранение

• Отгрузка

• Инвентаризация

Пример бизнес-процесса в складской логистике

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление торговлей (УТ)

• 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)

• 1С: Комплексная автоматизация (КА)

• 1С: Логистика: Управление складом (отраслевое решение)

• 1С: Предприятие 8. WMS Логистика (отраслевое решение)

• 1С: ERP

Логистика перевозок, учёт автотранспорта

Логистика перевозок – это процесс планирования, организации и контроля потока товаров от места их производства до конечного пункта назначения. Логистика перевозок и учет автотранспорта могут быть отдельной отраслью, например, при автоматизации транспортной компании. Бывают случаи, когда предприятие не специализируется на логистике, но её нужно учитывать. Например, мясокомбинат выпускает колбасу и сам развозит её по магазинам.

Основные разделы:

• Доставка грузов по зонам (в т. ч. платные въезды в разные зоны)

• Складской учет

• Оптимизация маршрутов

• Спутниковый мониторинг

• Услуги такси (может быть как отдельная отрасль)

• Зарплата водителей

• Коммуникации

• Учет ГСМ (горюче-смазочные материалы)

• Взаиморасчеты

• Документооборот

• Ремонты и учет комплектации

Пример бизнес-процесса в сфере грузоперевозок

Комментарий к диаграмме: «ОАПС» расшифровывается как «Отдел аренды подвижного состава», «КП» – коммерческое предложение, «ДЭ» – департамент эксплуатации.

Приведем к этому бизнес-процессу также матрицу ответственности, как пример полезной техники из BABOK. В ней можно явно проследить прямую связь с диаграммой в BPMN.

Обозначения:

О – Ответственный за процесс

И – Исполнитель процесс

Матрица ответственности бизнес-процесса «Сдача вагонов в аренду»

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление Автотранспортом

• 1С: Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС / GPS

• 1С: Управление транспортным предприятием

• 1С: Такси и аренда автомобилей

• 1С: TMS Логистика. Управление перевозками

• 1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом

Большинство этих решений подойдут также для ситуации, когда складская логистика является основной отраслью деятельности предприятия.

Управленческий и финансовый учет

Объединим оба вида учета в одном разделе, поскольку финансовый учет служит прежде всего для управления предприятием.

Основные разделы:

• Стратегическое управление (BSC – Balanced Scorecard, сбалансированная система показателей)

• Бюджетирование (планирование расходов и доходов денежных средств на определенный период времени)

• Казначейство (управление движением денежных средств)

• Управленческая отчетность

• Договора

• Проекты

• МСФО и US GAAP (Международные стандарты финансовой отчетности: МСФО – система, принятая в Европе; US GAAP – в США)

Пример бизнес-процесса в области финансового учета

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление нашей фирмой

• 1С: Комплексная автоматизация

• 1С: ERP

• 1С: Управление холдингом

• 1С: Бухгалтерия КОРП МСФО

• 1С: Управляющий

• Собственные решения партнеров

Понятно, что в этом и последующих обзорах решения могут покрывать указанные разделы учета в разной степени. Но об этом мы поговорим позже. Управленческий и финансовый учет будем рассматривать более глубоко при изучении ERP-систем.

Другие виды учёта

Помимо рассмотренных основных видов учёта, существует множество других. Опишем некоторые из них.

Учет инженерных данных. Основные разделы:

• Проектирование изделий

• Технологические маршруты

• Ревизии

• Справочные данные

• Материалы и трудовые нормы

• Полуфабрикаты

• Конструкторская документация

• Архивы документов

• Географическая визуализация

Пример бизнес-процесса из области проектирования

Комментарий к диаграмме: МТО – Материально-техническое обеспечение, ТТО – Теплотехническое обеспечение, ГИП – Главный инженер проекта, ОКиС – Отдел качества и стандартизации.

Решения фирмы 1С для автоматизации учета инженерных данных:

• 1С: PDM Управление инженерными данными

• 1С: GIS Управление пространственными данными

• 1С: MDM Управление справочной информацией

Информационные технологии (ITIL). Основные разделы учета:

• Управление службой поддержки

• Учёт замечаний пользователей

• Планирование задач

• Выполнение проектов

• Контроль результатов

• Тестирование

• Обновление и сопровождение

• Учёт IT активов, ремонт и поддержка

• Учёт трудозатрат

Пример бизнес-процесса в области ITIL

Решения фирмы 1С для автоматизации ITIL:

• 1С: Система проектирования прикладных решений (СППР)

• 1С: Автоматизированное обновление измененных конфигураций

• 1С: Автоматическое тестирование конфигураций

• 1С: Обновление информационных баз в пакетном режиме

• 1С: ITIL Управление информационными технологиями предприятия (ключевое решение по ведению учёта в данной сфере)

Управление проектами (PMO, EPM). Основные разделы:

• Ролевая модель (роли каждого на проекте)

• Функциональная модель (кто и что будет делать на проекте)

• Календарный план (часто в виде диаграммы Ганта)

• Ресурсы и загрузка (специалисты, компьютеры и пр.)

• Управление работами

• Трудозатраты

• Субподряды (очень распространены в сфере строительства)

• Финансы (сколько стоит проект и сколько мы на нем заработаем)

• Управление знаниями

• Документы, версионирование (используется для хранения различных версий карточек документов)

• Риски

Пример бизнес-процесса в области управления проектами

Комментарий к диаграмме: «ТЭО» – Технико-Экономическое Обоснование, ПСД – Проектно-Сметная Документация.

Решения фирмы 1С для автоматизации управления проектами:

• 1С: Управление холдингом

• 1С: Управление проектным офисом

• 1С: PM Управление проектами

• 1С: Управление проектной организацией

• 1С: Девелопмент и управление недвижимостью

Документооборот. Основные разделы автоматизации документооборота:

• Работа с документами

• Почта, обращения, переписка

• Управление процессами

• Проектный учет

• Исполнение задач, поручений

• Работа с файлами (включает в себя версионирование, чтобы понимать, где актуальная версия)

• Сканирование

• Штрихкодирование

• Служба качества (прозвон клиентов с целью узнать, насколько качественно была выполнена работа)

• Делопроизводство, ЭЦП

• Бронирование помещений

• Коллаборация (совместная работа над проектами)

Пример бизнес-процесса в области документооборота

Решения фирмы 1С для автоматизации документооборота:

• 1С: Документооборот

• 1С: Учет обращений

• 1С: Договоры

• 1С: Document Management

• 1С: Документооборот государственного учреждения

Мы рассмотрели многие виды учета. Отраслевой учет следует рассматривать как отдельный разрез видов учета, если в отрасли, в которой действует предприятие, есть своя специфика, которую удобнее автоматизировать по-особому.

Например, если это не просто торговля, а торговля в супермаркете, аптеках или салонах сотовой связи. Или если это не просто услуги, а конкретно салоны красоты, отели, фитнес-клубы, ремонт или обучение. Или, например, не просто производство, а машиностроение, молокозавод, производство алкоголя или хлебобулочных изделий.

Отраслевого учёта коснемся далее, где разберем некоторые конкретные примеры.

Новейшие технологии автоматизации

Перечисляя новейшие технологии автоматизации, мы хотим подчеркнуть, что разработка программного обеспечения в этой области активно продолжается. Однако многие технологии уже нашли применение и активно используются. Приведем некоторые примеры.

• Искусственный интеллект (ИИ). ИИ становится все более мощным инструментом для автоматизации различных задач. Он способен анализировать большие объемы данных, распознавать образы и принимать решения на основе алгоритмов.

○ Сегодня компании используют чат-боты и виртуальных помощников для автоматического взаимодействия с клиентами.

○ Программисты используют чат-боты на базе ИИ для написания кода и поиска ошибок. Пример – сообщество «Автоматизация бизнес-процессов» в Телеграм с бесплатным чат-ботом.

• Машинное обучение (МО). МО является подмножеством ИИ и сфокусировано на создании алгоритмов, которые позволяют системам самостоятельно обучаться на основе опыта.

○ Пример использования МО – рекомендательные сервисы, которые анализируют предпочтения пользователей и предлагают им товары или контент.

○ Производственные компании используют датчики для сбора данных о работе оборудования. Алгоритмы МО анализируют эти данные и выявляют паттерны, указывающие на возможные угрозы отказа.

• Роботизированные процессные автоматизации (RPA). RPA используют программных роботов для выполнения повторяющихся задач. Такие технологии применяются в банковской сфере для обработки транзакций, в бухгалтерии для обработки счетов, и в клиентской поддержке для автоматического ответа на часто задаваемые вопросы.

○ Пример успешного применения RPA – автоматизация обработки кредитных заявок. Роботы могут быстро проверять данные клиентов, анализировать кредитную историю и принимать решения без вмешательства людей.

○ RPA может автоматизировать процесс сбора и первичной обработки резюме и анкет кандидатов. Роботы могут извлекать данные из анкет, сравнивать их с требованиями вакансии и автоматически сортировать кандидатов по релевантности.

• Интернет вещей (IoT). IoT – это сеть физических устройств, оснащенных датчиками, программным обеспечением и коммуникационными возможностями, которые позволяют им собирать и обмениваться данными. Эти устройства могут быть интегрированы в различные системы для автоматизации и оптимизации процессов.

○ Примеры использования IoT. В промышленности IoT используется для мониторинга и управления производственными процессами. В сельском хозяйстве IoT помогает оптимизировать полив, прогнозировать урожай и анализировать состояние почвы.

○ Умные склады: IoT-технологии используются для автоматизации управления запасами, отслеживания товаров в реальном времени и оптимизации логистических процессов.

• Блокчейн и смарт-контракты. Блокчейн – это распределенная база данных, структура которой обеспечивает высокую степень безопасности и прозрачности. Смарт-контракты – это программные алгоритмы, которые автоматически выполняются при наступлении определенных условий.

○ Применение блокчейна и смарт-контрактов – финансы, где они помогают автоматизировать и обезопасить сделки.

○ Блокчейн используется в логистике для отслеживания товаров и верификации данных о поставках.

Пример генерации кода 1С ботом CORS Клуба

Технологии автоматизации продолжают развиваться и интегрироваться в повседневную жизнь. Они увеличивают производительность, снижают затраты и освобождают людей от рутинных задач, позволяя сосредоточиться на творческих и сложных задачах. Однако важно помнить, что широкое внедрение автоматизации также несет вызовы, такие как изменение рынка труда и необходимость адаптации общества к новым условиям.

Случай из практики

Было у нас как-то внедрение в крупной розничной продуктовой сети.

И вот генеральный директор зовёт меня и руководителя проектов «на ковер».

Подходим к офису. Стоит новенькая BMW генерального с номером «666».

Заходим в кабинет. Кабинет по размеру как небольшой спортзал. В стиле эдакого барокко, весь в золоте. И сидит главный, в малиновом пиджаке и золотых цепях. Чётки перебирает.

– Так, братаны, чёт я не понял, у меня чуйка, что из-за вас молоко не уходит.

Ну всё, думаю, попали мы. Пытаемся выяснить причину.

– Как не уходит? Не покупают?

– Да нет, странно, что покупают. Но на складе всё равно «кисляк» остаётся.

– А при чём тут мы и при чём наша программа?

– Так программа ваша даёт команду, какое молоко отгружать.

– А оно разное?

– Конечно!

Как оказалось, отгружали со склада то молоко, которое пришло последним. А то, что пришло раньше, постепенно скисало. Метод списания со склада был LIFO («последний пришёл – первый ушёл»).

Позвали главбуха, которая совсем недавно была принята на работу. Как оказалось, она ранее работала в другой компании, где метод LIFO был нормальным. Она и не подумала, что в торговле продуктами питания этот метод был неприемлем.

Из-за такой, казалось бы, мелочи, как выбор метода списания себестоимости, а следовательно – и отгрузки со склада, могут быть прямые убытки. Выяснилось, что не только по молоку были проблемы, но и по другим товарам. Слава Богу, проблема была пресечена в самом начале, когда все склады ещё не заполнила «просрочка».

Мы в срочном порядке поменяли метод на FIFO («первый пришёл – первый ушёл»). Притом кладовщики при отгрузке стали смотреть на сроки годности. А потом сделали доработки для внедрения на складе метода FEFO («ушёл первый тот, который первый по сроку годности»). В дальнейшем этот метод был внедрён в типовые решения, но тогда пришлось дописывать.

За принятые меры директором мы были «прощены», ну а уж что было с тем несчастным главбухом – мы не знаем.

Но знаем, что для того, чтобы не получить убытки, нужно выбрать правильный программный продукт для учёта и всё в нём настроить для корректной работы.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

1. Возьмите для примера предприятие, в котором вы работаете. Если вы не работаете, а только учитесь, представьте себе такое предприятие.

2. Выберите любые два вида учёта из разных областей, рассмотренных выше.

3. Представьте, каким образом они автоматизированы на данный момент и какие программные продукты подошли бы для более удачной автоматизации. Обоснуйте свои выводы.

4. Представьте, что вы – бизнес-аналитик, которому поручили составить предложение по автоматизации. Составьте такое предложение.

Формат – деловое письмо, которое вы должны отправить своему руководителю по системе электронного документооборота. Предложение может быть либо в самом тексте письма, либо во вложении.

О деловом софте фирмы 1С

«1С» – российская фирма, занимающаяся многими направлениями деятельности, включая выпуск программных продуктов и сервисов делового назначения. Часто «1С» называют всё, что с этим связано: и язык программирования, на котором написаны программы, и платформу, на которой они работают, и прикладные решения (конфигурации). Для человека несведущего «1С» – это что-то для бухгалтерии. Давайте разберёмся, что есть что.

Исторически сложилось так, что на заре 90-ых понадобилось качественно новое решение для бухгалтерского учета, и фирма «1С» выпустила свою первую программу – «1С: Бухгалтерию». Эта программа сразу стала невероятно популярной и до сих пор считается стандартом бухгалтерских систем, хотя пережила уже много эволюционных изменений.

Эволюция «1С: Бухгалтерии»

Тогда никто не догадывался, что программы фирмы «1С» со временем смогут контролировать практически все области учёта и управления. Сегодня информационные системы фирмы «1С» и её партнеров являются наиболее популярными и востребованными продуктами для автоматизации бизнес-процессов в России.

Большинство программ «1С» в настоящее время приобретаются в электронном виде, без «коробки», а лицензионные ключи представляют собой специальные коды. Также есть возможность приобрести USB-ключ.

Программы фирмы «1С» разработаны для различных видов учёта предприятия и адаптированы для большинства отраслей. Размер компании не имеет значения – решения «1С» с успехом используют как небольшие розничные точки, так и крупные холдинги с большой филиальной сетью.

Платформа «1С: Предприятие»

Программные продукты 1С – это технологическая платформа и разработанные на её основе прикладные решения («конфигурации»). Конфигурация устанавливается на платформу и не работает без неё. Конфигураций много, но платформа одна. Программист 1С может доработать прикладное решение под индивидуальные задачи компании, но платформа останется неизменной.

Платформа «1С: Предприятие» и конфигурации

Платформа представляет собой среду для разработки и поддержки бизнес-приложений (конфигураций). Она включает набор программных инструментов для взаимодействия с базой данных, установки на компьютер пользователя, обновления, работы многопользовательских версий и разработки нового функционала. Платформа имеет свой язык программирования. С платформой обычно работают разработчики, а пользователи работают с конфигурацией.

Платформа «1С: Предприятие» работает на большинстве известных операционных систем. Первая версия была для Windows. Версия для Linux становится всё более востребованной благодаря импортозамещению. В настоящее время 1С может работать на отечественных системах Astra Linux, ROSA, Alt Linux, AlterOS, РЕД ОС, Эльбрус и других.

Платформа «1С: Предприятие» при небольшом количестве пользователей имеет свою структуру базы данных. На средних и крупных предприятиях могут использоваться большинство известных СУБД (систем управления базами данных): Oracle, IBM DB2, PostgreSQL, Microsoft SQL Server. До последнего времени самым популярным был Microsoft SQL Server, но благодаря импортозамещению всё более популярными становятся отечественные СУБД на базе PostgreSQL: Postgres PRO, Platform V Pangolin, Jatoba, Tantor.

Фирма 1С постоянно работает над модернизацией платформы, учитывая опыт предыдущих версий и новые технологии.

Приобретая типовой программный продукт (конфигурацию), разработанный или сертифицированный фирмой 1С, пользователь получает вместе с ним и платформу «1С: Предприятие», даже если она уже была установлена ранее с другой программой 1С.

Какие решения 1С считаются типовыми

Типовые конфигурации предназначены для автоматизации стандартных задач учета и управления в коммерческих предприятиях и бюджетных организациях. Любая конфигурация в момент её приобретения считается типовой, и её обновление в большинстве случаев происходит автоматически при подключении базы к интернету.

Типовыми считаются решения, которые:

1. произведены самой фирмой «1С», а не партнёром

2. универсальны в отраслевой специфике.

Популярные типовые решения 1С

Примеры типовых конфигураций: «1С: Бухгалтерия предприятия» («БП»), «1С: Зарплата и управление персоналом» («ЗУП»), «1С: Управление торговлей» («УТ»), «1С: Управление нашей фирмой» («УНФ»), «1С: Комплексная автоматизация» (КА), «1С: ERP Управление предприятием» (ЕРП), «1С: Управление холдингом» («УХ»).

Рекомендуем запомнить сокращенные названия решений – они часто употребляются в сленге «1Сников». В дальнейшем в книге мы будем использовать эти сокращения.

Типовых конфигураций – десятки.

Типовые решения производятся и поддерживаются фирмой «1С», все обновления также выпускает фирма «1С».

Между системами может быть налажена взаимосвязь, которую можно показать на примере. Предположим, что на предприятии установлены «1С: Управление торговлей», «1С: Бухгалтерия» и «1С: Зарплата и управление персоналом». На предприятии есть первичные документы, которые заводятся в УТ и ЗУП. Они обмениваются данными с «1С: Бухгалтерия», в которой на основании полученных данных формируются бухгалтерские и налоговые отчёты. При помощи специального функционала отчёты отправляются из программы прямо в налоговую. Вот такая взаимосвязь систем.

Пример взаимосвязи типовых решений

Плюсы использования типовых решений 1С:

• Максимально проработанный функционал. Над этими решениями фирма «1С» работает годами.

• Универсальность. Эти решения, в целом, подходят большинству организаций.

• Стандартизация подсистем. Если человек работает в одной типовой конфигурации, он легко сможет освоить другую.

• Эффективная поддержка. Максимально быстрые обновления и масса сервисов в рамках 1С: ИТС (информационно-технологическое сопровождение).

• Проработанные курсы обучения. 1С поддерживает ЦСО (центры сертифицированного обучения), каким, кстати, является и наша онлайн-академия CORS Academy.

• Сертификация специалистов. 1С выработала целую систему сертификации «1С: Профессионал», «1С: Специалист» и др. Мы в CORS Academy помогаем подготовиться, есть специальные курсы.

• Много квалифицированных консультантов. Намного проще найти консультанта по УТ, БП или ЗУП, чем по какой-то экзотической конфигурации.

• Некоторые решения есть в облаке 1С: Fresh. То есть для начала ведения учета достаточно зайти на специальный сайт и начать работать.

Далее рассмотрим функционал самых популярных типовых решений 1С.

1С: Бухгалтерия

1С: Бухгалтерия или 1С: Бухгалтерия предприятия – пожалуй, самая известная программа 1С, начиная с её разработки в 90-х годах прошлого века и по сей день. Конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, включая подготовку регламентированной отчётности для контролирующих инстанций.

«1C: Бухгалтерия 8» – это, с одной стороны, общепринятый стандарт подготовки бухгалтерской отчетности, а с другой – профессиональный инструмент бухгалтера для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В 1С: Бухгалтерии оперативно отражаются все изменения российского законодательства: Налогового Кодекса РФ, федеральных законов и подзаконных нормативных актов (постановления Правительства РФ, приказы Минфина РФ, ПБУ и другие нормативно-правовые акты).

В состав 1С: Бухгалтерии включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ. Программа поддерживает работу с ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система), ГИСМ (Государственная информационная система маркировки товаров), ФГИС «Меркурий» (оформление электронных ветеринарных сопроводительных документов).

Программа поддерживает работу с онлайн-кассами и электронными чеками, полностью соответствуя требованиям Закона 54-ФЗ.

Актуальные формы бухгалтерской отчетности, расчеты и налоговые декларации, отчетность по физическим лицам, отчетность в фонды, формы статистики и многое другое позволяют эффективно организовать работу бухгалтерии бизнеса любого масштаба и сферы деятельности.

Версии «1С: Бухгалтерии»: главные отличия