Читать онлайн Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей»

От хаоса к системе – путь современного административного лидера**

Уважаемый коллега,

Если эта книга оказалась в ваших руках – вы не случайный человек. Вы принадлежите к особой касте профессионалов, которые изо дня в день делают невозможное возможным. Вы – административный директор, руководитель АХО, офис-менеджер. Вы тот, кто превращает хаос в порядок, а проблемы – в решения.

Знакомо ли вам это чувство?

• Вы постоянно «тушите пожары», но редко занимаетесь развитием?

• Вашу работу замечают только тогда, когда что-то идет не так?

• У вас есть власть принимать решения, но нет системной поддержки?

• Вы чувствуете, что ваш потенциал гораздо выше рутинных задач?

Если да – эта книга станет вашим личным трансформатором.

Что перед вами – и почему это работает

Это не сборник сухих инструкций. Это – живая система управления, выстроенная в диалоге с практиком для практиков. Каждая глава рождалась из реальных проблем, с которыми сталкиваются административные руководители ежедневно.

Мы начали с простых чек-листов и дошли до нейробиологии принятия решений – потому что именно так и должен развиваться современный руководитель: от операционки к стратегии, от контроля к развитию, от процессов к психологии.

Что изменится после прочтения

• Вы систематизируете свою работу – от учета ключей до управления бюджетом

• Вы защитите репутацию через прозрачность и документирование

• Вы научитесь измерять ценность вашего подразделения для бизнеса

• Вы поймете механизмы принятия решений – и своих, и коллег

• Вы превратитесь из «решателя проблем» в «создателя сред»

Как устроена эта книга-конструктор

Мы сознательно отказались от классического формата «глава за главой». Вместо этого мы создали модульную систему, где вы можете:

• Начинать с любого раздела, который актуален именно сейчас

• Комбинировать инструменты под свои задачи

• Возвращаться к материалам на разных этапах карьеры

• Развивать систему вместе с ростом своей организации

Каждый промт, каждый чек-лист, каждый регламент – это не догма, а конструктор для сборки вашей идеальной системы управления.

Самое главное

Административный директор сегодня – это не «начальник хозяйственного отдела». Это архитектор рабочей среды, стратег операционной эффективности и хранитель корпоративной культуры.

Эта книга – ваш пропуск в лигу профессионалов, которые не просто реагируют на проблемы, а создают системы, где проблемы не возникают.

Ваше время наступило. Переверните страницу – и начните свое превращение из пожарного в архитектора.

С глубоким уважением к вашему нелегкому труду,Ваш проводник в мире АХО

Дорогие коллеги! Мы с вами часто делимся историями, вдохновлением и говорим о том, как важно быть стратегами комфорта. Но что делать, если вы пришли в новую компанию, а там…

вместо регламентов – легенды,

вместо учета – народное творчество,

а принтер печатает только заклинаниями?

Не волнуйтесь! Не стоит ни медитировать на офисном столе, ни пытаться уговорить кофемашину выдать план аудита вместе с капучино.

Вместо этого – просто используйте этот промт (промт – это инструкция для искусственного интеллекта). Он как ваш личный детектив для расследования процессов АХО. Надевайте шляпу Шерлока, вооружайтесь лупой – и вперёд! Ваша миссия начинается прямо сейчас.

Промт для проведения аудита в новой компании

Ты – опытный консультант по оптимизации административно-хозяйственной деятельности. Твоя задача – провести комплексный аудит процессов АХО в новой компании, выявить слабые места, риски и возможности для улучшения. Аудит должен охватывать все ключевые направления работы отдела.

1. Подготовительный этап:

○ Запрос и анализ организационной структуры компании.

○ Изучение существующих регламентов, положений и инструкций АХО (при их наличии).

○ Формирование перечня процессов для аудита.

2. Сбор информации:

○ Проведение интервью с руководителем АХО, сотрудниками отдела и ключевыми внутренними клиентами (руководители отделов, сотрудники).

○ Анализ данных по затратам за последние 6–12 месяцев.

○ Изучение договоров с поставщиками (клининг, охрана, аренда, обслуживание техники).

○ Проверка системы документооборота и учета (заявки, отчетность, инвентаризация).

3. Анализ процессов:

○ Оценка эффективности основных процессов:

• Управление закупками (канцелярия, хозтовары).

• Обслуживание офиса (уборка, ремонт, эксплуатация помещений).

• Управление активами (оргтехника, мебель, оборудование).

• Транспорт и логистика (служебные машины, курьеры).

• Обработка заявок от сотрудников (сроки, качество, удовлетворенность).

○ Выявление узких мест, дублирования функций и неоптимальных решений.

○ Оценка соответствия процессов требованиям Профстандарта.

4. Оценка рисков:

○ Финансовые риски (перерасход средств, неэффективные закупки).

○ Операционные риски (простои, срывы сроков, недовольство сотрудников).

○ Юридические риски (нарушение договоров, несоблюдение нормативов).

5. Формирование отчета:

○ Резюме по выявленным проблемам и возможностям для оптимизации.

○ Рекомендации по улучшению процессов, сокращению затрат и повышению эффективности.

○ План внедрения изменений с приоритизацией и оценкой ресурсов.

• Отчет должен быть структурированным, понятным и содержать конкретные данные.

• Предложите решения, ориентированные на быстрый результат и стратегические улучшения.

• Укажите возможные KPI для оценки эффективности после внедрения изменений.

Пример использования промта:

«Проведи аудит процессов АХО для компании “Новые Технологии”. Фокус на анализ закупок и управление обслуживанием офиса. Интервью с руководителем АХО и 5 сотрудниками. Проанализируй договоры с поставщиками за последний год. Предложи меры по сокращению затрат на 15 % и улучшению скорости обработки заявок.»

От процессов – к документам: время включить детективный режим!

Отлично! Мы только что провели аудит процессов АХО и нашли все «узкие места». Но что, если я скажу вам, что самое интересное только начинается?

Пока процессы живут в головах сотрудников – это одно. Но когда они попадают на бумагу (вернее, в документы) – начинается настоящая магия! Или… настоящий детектив.

Внимание, вопрос: что общего у договора с поставщиком кофе и контракта на клининг? Правильно: оба могут таить в себе сюрпризы!

• тех, кто обещал золотые горы, а принес «почти как золото»?

• условия, которые писались при свечах в XIX веке?

• цены, которые растут быстрее, чем ваша карьера?

Тогда вам точно пригодится этот чек-лист. Включайте исследователя внутри себя – и вперёд, на аудит договоров!

Чек-лист по аудиту договоров АХО

1. Проверять соответствие договоров внутренним регламентам компании

2. Анализировать условия расторжения и пролонгации

3. Сверять спецификации с фактическими поставками

4. Проверять наличие актов сверок по расчетам

5. Оценивать экономическую эффективность условий

6. Анализировать риски по каждому договору

7. Проверять историю исполнения обязательств

• Отсутствие подписанных актов выполненных работ

• Несоответствие спецификаций фактическим поставкам

• Просроченные договоры без пролонгации

• Нарушение сроков оплаты поставщикам

• Отсутствие документов по расторжению договоров

Отлично! Вы только что прошлись по договорам с микроскопом и нашли всё, что скрывалось за многоточиями и звёздочками. Но что, если я скажу вам, что это был только разминка?

Теперь настало время включить режим «Стража регламентов»! Потому что даже самый идеальный договор может оказаться… вне закона компании.

Представьте: поставщик обещает золотые горы, условия выгодные, печати яркие… Но вот беда – ваш финансовый директор смотрит на договор как на инопланетянина и спрашивает: «А где тут волшебное слово „Согласовано“?»

Не беда! Включайте этот промт – и ваш ИИ-помощник превратится в юриста, бухгалтера и compliance-офицера в одном флаконе. Он проверит каждый пункт, каждую запятую и даже спрятанные в приложениях сюрпризы.

Готовы? Тогда вперёд – к идеальным договорам, которые не заставят вас краснеть на совещаниях!

И да начнётся битва за идеальные документы!

P. S. Если найдёте договор, который прошел эту проверку без единой правки – смело требуйте у генерального премию. Или хотя бы сходите на кухню за кофе с печенькой. Вы это заслужили!

Промт для проверки договора АХО на соответствие регламентам компании

Роль и задача:

Ты – юрист-эксперт по договорной работе и внутренним регламентам компании. Твоя задача – проверить предоставленный договор АХО на полное соответствие внутренним регламентам и политикам компании. Выяви все отклонения и дай конкретные рекомендации по их устранению.

1. Проверка обязательных реквизитов:

○ Соответствие шаблону договора компании

○ Наличие всех необходимых подписей и печатей

○ Полнота реквизитов сторон

○ Соответствие наименований юридических лиц

2. Соответствие финансовым регламентам:

○ Проверка лимитов стоимости согласно бюджету АХО

○ Соответствие процедуры закупки (тендер, запрос котировок)

○ Наличие необходимых согласований финансовой службы

○ Соответствие условиям оплаты (аванс, отсрочка)

3. Проверка на соответствие политикам:

○ Соответствие политике закупок компании

○ Соблюдение антикоррупционной политики

○ Соответствие регламенту работы с поставщиками

○ Соблюдение требований по страхованию рисков

4. Анализ юридических аспектов:

○ Соответствие типовым условиям компании

○ Проверка на наличие рисковых формулировок

○ Соответствие законодательству РФ

○ Анализ условий ответственности сторон

5. Проверка технических спецификаций:

○ Соответствие технических характеристик

○ Полнота описания товаров/услуг

○ Соответствие стандартам качества компании

○ Наличие гарантийных обязательств

Представь результат в виде таблицы с колонками:

• Найденное несоответствие

• Норма регламента

• Рекомендация по исправлению

• Критичность (высокая/средняя/низкая)

• Укажи конкретные пункты регламентов

• Предложи альтернативные формулировки

• Отметь обязательные к исправлению позиции

• Выдели рекомендации по оптимизации условий

• Положение о договорной работе

• Регламент закупочной деятельности

• Политика по работе с поставщиками

• Финансовый регламент компании

• Антикоррупционная политика

"Проверь договор на клининговые услуги от 15.05.2025 с ООО 'Чистый офис' на соответствие нашим регламентам. Особое внимание удели соответствию регламенту закупок и финансовому лимиту в 500 000 рублей. Предоставь развернутый отчет с рекомендациями."

От юридических битв – к философским вопросам документации!

Отлично! Вы только что прошли квест по проверке договоров и победили всех «регламентных» монстров. Но теперь настало время для нового вызова:

«Что создать: Регламент или Положение?»

Представьте, что вы шеф-повар документации. Вам нужно понять: когда готовить точный рецепт с граммами и секундами (это регламент!), а когда – описать философию кухни и общие принциты (это положение!).

Не волнуйтесь, если сейчас это звучит как спор о том, что было раньше: яйцо или курица. Специально для таких моментов мы приготовили простой чек-лист. Он поможет вам выбирать нужный формат документа быстрее, чем вы успеете сказать «Протокол собрания акционеров!»

Включайте режим Бабы-Яги (или Кощея Бессметрного) – пусть ваша документационная избушка поворачивается к порядку самой правильной стороной! А этот чек-лист станет вашим клубочком, который приведёт к идеальному решению.

Вам нужен РЕГЛАМЕНТ, если:

• Вы хотите стандартизировать порядок действий для повторяющейся операции.

• Необходимо исключить разночтения и человеческий фактор в процессе.

• Нужно четко прописать кто, что, в какой срок и как именно делает.

• Пример: Как сотрудник подает заявку на канцелярию? Как ее согласует руководитель? Как АХО ее обрабатывает, закупает и выдает? Это всё – регламент.

Вам нужно ПОЛОЖЕНИЕ, если:

• Вы определяете место, роль и цели всего отдела или направления в компании.

• Вам нужно описать зоны ответственности и права целого структурного подразделения (например, всего АХО).

• Вы устанавливаете общие правила игры для какой-либо сферы деятельности.

• Пример: Что такое АХО? Каковы его основные цели и функции? Как он взаимодействует с другими отделами? Какие у него права? Это – положение об АХО.

Как они связаны?

Часто эти документы работают в связке. Положение создает общий правовой и организационный «фундамент», а регламенты – это "инструкции по эксплуатации" для конкретных процессов в рамках этого фундамента.

1. «Положение об АХО» определяет, что одной из функций отдела является «материально-техническое обеспечение компании».

2. «Регламент закупки хозяйственных товаров» детально описывает, как именно эта функция выполняется.

если кратко – Положение описывает систему (что и зачем), а Регламент описывает процесс (как и кем).

От волшебного клубочка – к строительству избушки на курьих ножках (только прочной и по ГОСТу!)

Ваш чек-лист помог выбрать путь? Отлично! Если вы остановились на Положении – значит, вы готовы строить не просто документ, а крепкий дом для всех процессов АХО. Но как превратить эту избушку из сказки в современный офис с Wi-Fi и кофемашиной?

Не нужно махать волшебной палочкой или искать говорящего кота. Вместо этого – просто запустите этот промт! Он станет вашим Иваном-царевичем, архитектором и прорабом в одном флаконе.

Помните: хорошее Положение – это как самовар: снаружи красиво, внутри продуманно, а греет всех вокруг!

Готовы создать документ, который даже Кощей Бессмертный назвал бы «вечным и безупречным»? Тогда…

Время строить не сказочные, а реальные системы!

P. S. Если в процессе написания поймаете себя на мысли «а что бы сделал Пушкин?» – остановитесь. Он бы написал шедевр, но без единого KPI. Лучше доверьтесь промту!

Промт для создания Положения об АХО

Ты – эксперт по организационному развитию и корпоративному праву. Твоя задача – разработать исчерпывающее и юридически корректное Положение об Административно-хозяйственном отделе (АХО) для компании. Документ должен соответствовать законодательству РФ, внутренним регламентам компании и best practices управления.

1. Общие положения

○ Назначение и статус АХО.

○ Цели и задачи отдела.

○ Нормативные документы, регулирующие деятельность (ТК РФ, локальные акты компании).

2. Организационная структура

○ Место АХО в общей организационной структуре компании.

○ Внутренняя структура АХО (должности, подчиненность).

○ Взаимодействие с другими подразделениями (бухгалтерия, IT, HR).

3. Основные функции и направления деятельности

○ Управление помещениями: аренда, эксплуатация, ремонт, уборка.

○ Закупки: канцелярия, хозяйственные товары, мебель, оборудование.

○ Обслуживание оргтехники и ИТ-инфраструктуры.

○ Транспорт и логистика: служебные автомобили, курьеры.

○ Безопасность: охрана, пропускной режим, ЧС.

○ Организация корпоративных мероприятий.

4. Права и ответственность

○ Права руководителя и сотрудников АХО.

○ Ответственность за неисполнение обязанностей.

○ Полномочия по взаимодействию с поставщиками.

5. Процессы и регламенты

○ Порядок обработки заявок от сотрудников.

○ Регламент закупочной деятельности.

○ Инструкции по эксплуатации имущества.

○ Порядок действий в чрезвычайных ситуациях.

6. Заключительные положения

○ Порядок внесения изменений в Положение.

○ Дата вступления в силу.

○ Приложения (формы заявок, шаблоны документов).

• Используй официально-деловой стиль.

• Учитывай требования Профстандарта "Специалист по административно-хозяйственной деятельности".

• Предусмотри возможность адаптации под специфику компании (например, удаленная работа, филиальная сеть).

• Включи раздел о KPI и оценке эффективности работы отдела.

• Добавь шаблоны для приложений: форма заявки на хозяйственные нужды, акт приема-передачи оборудования.

• Укажи перечень документов, которые должны быть у АХО (инвентарные списки, договоры с поставщиками).

• Включи пункт о конфиденциальности и сохранности имущества.

"Разработай Положение об АХО для IT-компании на 150 сотрудников с двумя офисами в Москве и удаленными работниками. Упор сделай на управление закупками и IT-инфраструктурой. Добавь KPI: время обработки заявок, удовлетворенность сотрудников, процент экономии бюджета."

Готовый документ в формате структурированного текста с заголовками, подзаголовками и пояснениями для каждой секции.

Отлично! Вы только что создали идеальное Положение об АХО – главный документ, фундамент всего отдела. Но что дальше? Ведь даже у самого прочного фундамента должны быть стены, крыша и, конечно, надёжная система коммуникаций!

Представьте: ваше Положение – это избушка Бабы-Яги, которая умеет поворачиваться к любым вызовам лицом. Но чтобы она стала по-настоящему уютной и функциональной, нужно наполнить её правильными инструментами – регламентами, инструкциями и положениями на все случаи жизни!

Не стоит пытаться удержать всё в голове, как Кощей бессмертный свои сокровища. Лучше заведите волшебный клубочек – этот чек-лист, который проведёт вас по всем тропинкам документационного леса и не даст заблудиться!

Готовы построить не просто избушку, а целый дворец для вашего АХО? Тогда вперёд – к полному комплекту документов!

Теперь ваша документация будет работать как шкатулка с секретом – красиво и функционально!

P. S. Если на полпути вам покажется, что документов слишком много – вспомните, как говорил один классик: «Красота требует жертв, а порядок – документов!»

Чек-лист положений, регламентов и инструкций АХО для компании

• Положение об Административно-хозяйственном отделе

• Должностные инструкции сотрудников АХО

• Положение о материальной ответственности

• Регламент взаимодействия с другими подразделениями

• Регламент эксплуатации офисных помещений

• Инструкция по техническому обслуживанию

• Положение о порядке проведения ремонтных работ

• Регламент уборки помещений

• Инструкция по эксплуатации систем кондиционирования

• Положение о закупочной деятельности

• Регламент закупки хозяйственных товаров

• Инструкция по работе с поставщиками

• Регламент управления складом МТР

• Инструкция по инвентаризации

• Регламент обслуживания оргтехники

• Инструкция по эксплуатации копировальной техники

• Положение о выдаче и учете расходных материалов

• Регламент ремонта оборудования

• Положение об использовании служебного транспорта

• Регламент организации командировок

• Инструкция по техническому обслуживанию транспорта

• Положение о курьерской службе

• Инструкция по пожарной безопасности

• Регламент эвакуации при ЧС

• Положение о пропускном режиме

• Инструкция по охране труда для сотрудников АХО

• Регламент обработки заявок от сотрудников

• Инструкция по работе с CRM-системой

• Положение о приоритетности заявок

• Регламент контроля качества услуг

• Регламент составления бюджета АХО

• Инструкция по учету расходов

• Положение о контроле затрат

• Регламент проведения тендеров

• Положение об организации корпоративных мероприятий

• Регламент проведения официальных мероприятий

• Инструкция по организации праздников и торжеств

• Бюджетный регламент мероприятий

• План мероприятий на год

• Чек-лист подготовки мероприятий

• Положение о VIP-обслуживании руководства

• Регламент организации рабочих поездок первых лиц

• Инструкция по бронированию и оформлению VIP-перелетов

• Регламент организации личных поручений

• Стандарты конфиденциальности при обслуживании

• Регламент подготовки переговорных комнат

• Инструкция по техническому обеспечению переговоров

• Стандарты организации кейтеринга для мероприятий

• Регламент протокольного обслуживания

• Чек-лист подготовки к международным переговорам

• Положение о контроле исполнения поручений

• Регламент мониторинга задач и сроков

• Инструкция по ведению электронного документооборота

• Система KPI для сотрудников АХО

• Регламент отчетности по выполнению задач

• Инструкция по обращению с ТКО

• Регламент энергосбережения

• Инструкция по хранению ключей

• Положение о библиотечном фонде

1. Присвойте каждому документу уникальный номер и дату введения

2. Определите ответственных за актуализацию каждого документа

3. Установите периодичность пересмотра (рекомендуется ежегодно)

4. Обеспечьте доступность документов для всех сотрудников

5. Разработайте систему обучения и проверки знаний

6. Внедрите электронный архив документов

• Все документы утверждены приказом

• Сотрудники ознакомлены под подпись

• Документы доступны в актуальной версии

• Назначены ответственные за актуализацию

• Определен график пересмотра документации

• Внедрена система контроля исполнения

• Налажена регулярная отчетность

Прекрасно! Ваш чек-лист превратился в настоящую шкатулку с драгоценностями – теперь у вас есть полный набор документов для АХО. Но как сделать так, чтобы каждый сотрудник точно знал свои сокровища и умел ими пользоваться?

Время превратить общие правила в персональные карты путешественника для каждого члена команды! Ведь даже у Бабы-Яги были свои инструкции: как повернуть избушку, как договориться с гусями-лебедями, и как не перепутать ступку с метлой!

Возьмите за основу Профстандарт – ваш «сказочный кодекс» – и создайте должностные инструкции, которые будут понятны как Ивану-царевичу, так и Змею Горынычу!

Готовы превратить сложные требования в простые и ясные ориентиры? Тогда вперёд – к созданию инструкций, которые сами будут вести сотрудников к успеху!

Промт для разработки должностных инструкций сотрудников АХО на основе Профстандарта

Ты – эксперт по организационному развитию и управлению персоналом. Твоя задача – разработать четкие, структурированные и соответствующие Профстандарту "Специалист административно-хозяйственной деятельности" (утв. Приказом Минтруда № 201н) должностные инструкции для каждой роли в АХО.

1. Общие положения

○ Наименование должности и отдела

○ Требования к образованию и опыту (согласно Профстандарту)

○ Непосредственный руководитель

○ Порядок назначения и освобождения от должности

2. Профессиональные стандарты

○ Указание соответствия конкретным трудовым функциям из Профстандарта (коды A/01.7, B/02.7 и т. д.)

○ Требования к знаниям и умениям согласно квалификационному уровню

3. Должностные обязанности

○ Ежедневные операционные задачи

○ Периодические обязанности (ежемесячные, квартальные)

○ Проектная деятельность

○ Взаимодействие с другими отделами

4. Права

○ Права на принятие решений в рамках компетенции

○ Права на запрос информации

○ Права на внесение предложений по оптимизации

5. Ответственность

○ Зона материальной ответственности

○ Ответственность за качество и сроки выполнения работ

○ Ответственность за сохранность имущества

6. Показатели эффективности (KPI)

○ Ключевые показатели для оценки

○ Критерии успешного выполнения обязанностей

○ Связь с системой мотивации

• Используй точные формулировки из Профстандарта

• Учитывай специфику компании (размер, отрасль, структуру)

• Предусмотри возможность адаптации под разные уровни позиций

• Добавь раздел «Взаимодействие» со схемой коммуникации

"Разработай должностную инструкцию для специалиста по закупкам АХО уровня 'стажер' на основе трудовой функции B/03.7 Профстандарта. Компания – IT-стартап на 50 человек. Добавь KPI по экономии бюджета и срокам закупок."

Готовая структурированная должностная инструкция с четким разделением разделов и практическими примерами обязанностей.

P. S. Помните: хорошая должностная инструкция – как уздечка для Змея Горыныча: не ограничивает, а направляет силу в нужное русло!

Отлично! Теперь у каждого члена вашей команды есть своя «дорожная карта» в виде должностной инструкции. Но как убедиться, что сокровища компании – техника, мебель и даже тот самый волшебный клубочек – остаются в безопасности?

Пора создать «Свод правил хранителей ценностей» – документ, который превратит материальную ответственность из страшной сказки в понятный и честный диалог!

Возьмите за основу Трудовой кодекс РФ и свой внутренний «сказочный кодекс» – и создайте положение, которое защитит и сотрудников, и компанию. Чтобы ни у кого не возникло желания проверять на прочность ступу Бабы-Яги или кататься на ковре-самолёте в обеденный перерыв!

Готовы создать документ, который расставит все точки над «ё»? Тогда вперёд – к миру, где каждый отвечает за своё наследство, будь то золотое яйцо или обычный канцелярский степлер!

Чек-лист по созданию Положения о материальной ответственности

• Определение термина "материальная ответственность"

• Указание нормативной базы (ТК РФ, ст. 238–250)

• Цели и задачи документа

• Область применения

• Виды материальной ответственности (полная, ограниченная, коллективная)

• Перечень должностей с полной материальной ответственностью

• Порядок определения размера ущерба

• Процедура взыскания ущерба

• Условия освобождения от ответственности

• Обязанности работодателя

• Права работника

• Порядок возмещения ущерба

• Сроки предъявления претензий

• Формы документов (акты, соглашения)

• Процедура расследования случаев ущерба

• Порядок удержаний из заработной платы

• Особые случаи и исключения

• Порядок внесения изменений

• Срок вступления в силу

• Ответственность за несоблюдение

1. Согласуйте положение с юристом

2. Ознакомьте всех сотрудников под подпись

3. Разработайте формы сопутствующих документов

4. Проведите обучение руководителей

5. Регулярно актуализируйте документ

• Документ соответствует ТК РФ

• Сотрудники ознакомлены под подпись

• Заключены договоры о полной материальной ответственности

• Назначены ответственные за исполнение

• Разработаны формы отчетности

Это положение станет вашим надёжным щитом и мечом в мире материальных ценностей!

P. S. Помните: хорошее положение – как шапка-невидимка: его не видно в повседневной работе, но оно надёжно защищает от неприятностей!

Отлично! Теперь у вас есть надежное Положение о материальной ответственности – фундамент, который определяет "правила игры". Но что делать, когда некоторые игроки решают играть не по правилам?

Если вы административный директор, вы знаете: саботаж в АХО – это не миф, а реальность, с которой сталкиваются многие во время аудитов и реорганизаций. Пассивное сопротивление, «забывчивость», внезапные «сбои» в работе – знакомо, не правда ли?

Но не стоит надевать шапку-невидимку или искать волшебный эликсир против саботажников! Гораздо эффективнее создать четкий алгоритм, который поможет:

1. Предупредить риски до их появления

2. Обнаружить проблемы на ранней стадии

3. Эффективно отработать любые попытки срыва процессов

Готовы превратиться из «пожарного» в "архитектора безопасности"? Тогда переходим от теории к практике!

Пошаговый алгоритм предупреждения и отработки саботажа сотрудников АХО

• Физическая защита: видеонаблюдение, контроль доступа, журналы учета

• Информационная безопасность: разграничение прав, шифрование данных

• Финансовый контроль: лимиты операций, обязательное согласование с финансистами

1. Немедленная изоляция от критичных процессов

2. Сохранение всех доказательств

3. Привлечение службы безопасности

4. Служебное расследование

5. Принятие решения по политике компании

Важно: Все меры должны быть документально закреплены и внедряться последовательно. Помните: лучшая защита – это система, которая работает даже когда вы спите!

P. S. Если вам кажется, что это слишком сложно – вспомните, сколько времени и нервов вы тратите на "тушение пожаров". Лучше один раз построить пожарную станцию, чем бегать с ведром всю жизнь!

Но знаете, что хуже злоумышленника? Хаос по незнанию! Когда сотрудник:

• разогревает рыбу в микроволновке, распространяя в офисе мечты о море,

• проверяет прочность стула, раскачиваясь на нём, как на аттракционе,

• коллекционирует кофейные пятна на столе, считая их элементом абстрактного искусства.

Вывод: чтобы офис не стал полем чудес, нужны правила! Не ограничения, а инструкция к комфорту.

И вот он – регламент, который превратит офис в пространство, где приятно работать, а не выживать!

Промт для разработки Регламента эксплуатации офисных зданий и помещений

Ты – эксперт по разработке организационно-распорядительной документации с глубоким знанием градостроительного, жилищного законодательства РФ и требований технических регламентов. Твоя задача – составить исчерпывающий проект Регламента эксплуатации офисного здания (нежилого помещения), который будет полностью соответствовать действующим на 2025 год нормам и обеспечивать безопасную, бесперебойную и законную работу объекта.

• Градостроительный кодекс РФ, Статья 55.24: Используй как основу, раскрыв требования к эксплуатации, необходимости технического обслуживания, эксплуатационного контроля и текущего ремонта.

• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»: Включи в регламент требования к безопасности конструкций и инженерных систем.

• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»: Учти обязательные нормы пожарной безопасности.

• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»: Заложи в регламент требования к поддержанию санитарных норм.

• ПОТ РО 14000–004–98 «Положение. Техническая эксплуатация промышленных зданий и сооружений»: Используй как практическое руководство для организации процессов, несмотря на рекомендательный статус. Возьми за основу структуру локальных документов (приказы, планы, журналы).

1. Общие положения:

○ Определи цель, область применения регламента (распространяется на всех арендаторов и службы, эксплуатирующие здание).

○ Укажи перечень нормативных документов, на которых он основан (приведи вышеуказанные законы и кодексы).

○ Дай четкие определения ключевых терминов: «эксплуатация», «техническое обслуживание», «эксплуатационный контроль», «текущий ремонт».

2. Организационная структура и ответственность:

○ Назначение ответственных: Включи шаблон приказа о назначении лица, ответственного за эксплуатацию здания (как требует ПОТ РО 14000–004–98). Опиши его обязанности: ведение журналов, организация осмотров, контроль за ремонтом.

○ Взаимодействие: Опиши порядок взаимодействия между собственником/управляющей компанией, арендаторами и аварийными службами. Используй принципы из регламентов для служб заказчика-подрядчика.

3. Основные процессы эксплуатации (разработай подробные инструкции по каждому пункту):

○ Эксплуатационный контроль (п. 7 ст. 55.24 ГрК РФ): Установи порядок и периодичность плановых осмотров (общие – весной и осенью, частичные – ежеквартально или ежемесячно). Добавь требование о проведении внеплановых осмотров после чрезвычайных ситуаций. Создай форму Акта осмотра.

○ Техническое обслуживание и текущий ремонт (п. 8 ст. 55.24 ГрК РФ): Разработай План-график планово-предупредительных ремонтов (ППР). Опиши порядок устранения неисправностей на основе заявок от арендаторов.

○ Содержание инженерных систем: Дай требования к обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования, водоснабжения, канализации, электроснабжения. Укажи необходимость сезонной подготовки (особенно к осенне-зимнему периоду).

○ Санитарное содержание и благоустройство: Включи правила уборки помещений и прилегающей территории.

4. Требования безопасности:

○ Пожарная безопасность: Опиши порядок содержания эвакуационных путей, работы с пожарной сигнализацией и огнетушителями.

○ Охрана труда: Включи инструкции для персонала, осуществляющего эксплуатационные работы.

5. Документооборот и отчетность:

○ Перечисли обязательные документы: Журнал эксплуатации, Технический паспорт на здание (согласно ПОТ РО 14000–004–98), акты выполненных работ.

○ Укажи сроки и порядок их ведения.

Готовый проект Регламента, содержащий не только текстовые положения, но и шаблоны основных приложений (формы актов, журналов, заявок). Регламент должен быть практичным инструментом для ежедневной работы, исключающим нарушения законодательства.

Для быстрого старта вам может пригодиться эта таблица с ключевыми документами, которые нужно разработать в первую очередь.

Надеюсь, этот промт послужит вам надежным подспорьем в работе. Если вам потребуется помощь в проработке какого-либо конкретного раздела (например, подробной инструкции по эксплуатационному контролю), просто дайте знать!

Готовый текст регламента, который можно сразу использовать для ознакомления сотрудников. Документ должен вдохновлять на соблюдение порядка, а не пугать штрафами.

• Кофе пролили? Протрите – следующий коллега скажет вам спасибо.

• Забрали последнюю круассан? Сообщите в чат АХО – мы пополним запасы.

• Посуда: после использования – в посудомойку. Волшебный эльф её уже не моет».

Готовы превратить офис в место, где правила работают на людей? Тогда вперёд!

Отлично, коллеги! Только что мы с вами написали идеальный регламент эксплуатации офисных помещений. Теперь сотрудники знают, что чайник – не прибор для опреснения морской воды, а стул – не аттракцион «американские горки».

Но есть один нюанс: самый прекрасный регламент бесполезен, если отделы живут в параллельных реальностях!

Знакомо?

• IT требует срочно отключить сервер, а АХО уже пятый день ищет, где бы найти свободного электрика…

• Бухгалтерия ждет подписанные акты, а они застряли где-то между курьером и охраной…

• Отдел закупок купил 100 упаковок бумаги, а склад АХО размером со спичечный коробок

Чтобы прекратить этот хаос и научить отделы говорить на одном языке, пора создать Регламент взаимодействия – главный документ о том, как мы работаем вместе, а не рядом!

Промт: Разработка Регламента взаимодействия АХО с другими подразделениями

Ты – гуру корпоративных коммуникаций и процессного управления с опытом работы в крупных компаниях. Твоя задача – создать не просто формальный документ, а рабочий инструмент, который превратит хаотичное общение в отлаженный механизм.

Разработать практичный и понятный Регламент взаимодействия АХО со всеми ключевыми подразделениями компании, который сократит время согласований, исключит конфликты и повысит общую эффективность работы.

1. Философия документа (преамбула):

«Мы работаем в одной команде! Этот регламент создан для того, чтобы вопросы между отделами решались быстро и предсказуемо. АХО существует, чтобы помогать вам работать комфортно и эффективно.»

2. Принципы взаимодействия:

• Единые каналы коммуникации (никаких «ой, я ему в личку написал(а)»)

• Четкие сроки ответа («не дольше чем…»)

• Ответственность сторон («кто что делает»)

• Эскалация («что делать, если что-то пошло не так»)

3. Матрица взаимодействия (основная часть):

Создать таблицу по каждому подразделению:

4. Процедуры и SLA:

• Простая схема: «Запрос → Регистрация → Выполнение → Подтверждение → Фидбек»

• Четкие сроки для разных типов запросов (срочные, стандартные, сложные)

• Процедура эскалации при срыве сроков

5. Конфликтные ситуации:

• Правила конструктивной обратной связи

• Механизм разрешения споров

• Кто арбитр в сложных ситуациях

• Дружелюбный, но деловой

• Максимум конкретики, минимум воды

• Использование инфографики и схем (где уместно)

• Язык: «Мы с коллегами из IT договорились, что…»

Готовый к использованию документ с:

• Четкими процедурами для каждого отдела

• Шаблонами заявок и форм

• Контактами ответственных

• Схемами процессов

•  Акты подписываем через ЭДО в течение 2 часов

•  Срочные вопросы решаем в общем чате «АХО-Бухгалтерия»

•  Если что-то горит – звоним напрямую Ивану Ивановичу

•  Ключевое правило: «нет документов – нет подписи» (но мы поможем их оформить)»

Вот так, коллеги! С этим регламентом вы забудете про «я тебя искал(а) три дня» и «мне никто не ответил». Осталось внедрить – и можно пить кофе со спокойной душой, пока отделы работают как безупречный механизм! ☺

Отлично! Регламент взаимодействия готов – теперь отделы не будут работать как лебедь, рак и щука! Но знаете, что объединяет IT, бухгалтерию и отдел кадров? Верно: у всех у них ломается техника!

Пока мы налаживали коммуникации, наш верный принтер в углу снова захромал, кондиционер запел песню ветра, а кофемашина и вовсе объявила бойкот.

Что ж, пора перейти от слов к делу – точнее, к гаечным ключам и инструкциям! Чтобы техника служила верой и правдой, а не становилась источником легенд и мистических историй («он заработал, стоило только пригрозить вызовом мастера!»), создадим для нее священное писание – **Инструкцию по техническому обслуживанию!

Промт: Разработка Инструкции по техническому обслуживанию

Ты – инженер-наставник с золотыми руками и 20-летним опытом содержания техники в идеальном состоянии. Твоя задача – создать не скучный техпаспорт, а живую, понятную любому сотруднику «библию выживания» офисной техники.

Разработать практичную, наглядную и мотивирующую инструкцию, которая поможет сотрудникам и специалистам АХО правильно обслуживать технику, предотвращать поломки и оперативно реагировать на сбои.

1. Философия документа (введение):

«Техника – не враг, а друг! Эта инструкция поможет нам всем говорить на одном языке с нашими электронными помощниками. Помните: пять минут профилактики экономят пять часов ремонта!»

2. Общие принципы работы с техникой:

○ Правило «трех П»: Первым заметил – Первым сообщил – Помог предотвратить.

○ Запретные действия («не стучи по монитору, он не арбуз»).

○ Куда бежать и что кричать при проблемах (список контактов и каналов связи).

3. Разделы по типам оборудования (с юмором и пользой):

Для каждого устройства указать:

○ «Характер» устройства (например: «Принтер – творческая личность, требует внимания и качественных чернил»).

○ Ежедневный уход (протирать пыль, проверять бумагу).

○ Еженедельная профилактика (тест-печать, чистка от пыли).

○ Ежемесячное обслуживание (глубокая чистка, проверка износа).

○ Типичные «болезни» и первая помощь (таблица: «Проблема – Причина – Что делать»).

○ Крики о помощи (когда срочно звать специалиста).

4. Журналы и отчетность:

○ Простой чек-лист ежемесячного осмотра.

○ Шаблон заявки в IT/АХО («не «не работает», а «мигает красная лампочка и издает писк»).

○ Форма акта выполненных работ по обслуживанию.

5. Ответственность:

○ Кто отвечает за регулярный осмотр (АХО).

○ Что должен делать каждый сотрудник (соблюдать правила эксплуатации).

○ Зоны ответственности IT и АХО (чтобы не было «это ваше, а нет – ваше!»).

• Образный, но без потери технической точности.

• Использование аналогий («системный блок – как пищеварительная система, не засоряй его!»).

• Иконки, схемы, мемы (где уместно).

• Язык: «Мы с тобой одной крови – ты и техника!»

Готовый документ, который:

• Можно раздать сотрудникам как памятку.

• Использовать для обучения новичков.

• Положить основой в регламент обслуживания.

•  Любит: чистоту, качественную бумагу, своевременную заправку.

•  Ненавидит: скрепки в лотке, пыль, работу на износ.

•  Кричит о помощи: если мигает красным, жует бумагу или печатает полосами.

•  Что делаем: еженедельно протираем корпус, раз в месяц чистим от пыли внутри.

•  Кого звать: при замятиях – АХО, при программных сбоях – IT.»

Техника скажет вам спасибо! Ну, или хотя бы перестанет подводить в самый неподходящий момент. А вы сможете наконец выпить кофе из исправной кофемашины!

Отлично! Мы с вами написали такую крутую инструкцию по техобслуживанию, что теперь даже кофемашина вздохнула с облегчением и работает как швейцарские часы!

Но что делать, когда техника не просто капризничает, а решила уйти в запойный ремонт? Или того хуже – когда дело не в технике, а в стенах, трубах и проводах, которые вдруг вспомнили, что они тоже смертны?

Пока одни в панике ищут «шабашников», другие пытаются чинить электрику с помощью YouTube, а третьи уже представляют, как объясняют проверяющим, почему пожарный выход внезапно стал дизайнерским атриумом…

Стоп! Пора принимать тяжелую артиллерию – Положение о порядке проведения ремонтных работ! Тот самый документ, который знает все ГОСТы, СНиПы и прочие страшные слова, чтобы ваш ремонт не превратился в судебное дело!

Промт: Разработка Положения о порядке проведения ремонтных работ

Ты – юрист-инженер с 15-летним стажем, который наизусть знает не только ГОСТы, но и то, как их обойти, не нарушив. Твоя задача – создать документ, который сделает любой ремонт безопасным, законным и предсказуемым.

Разработать юридически безупречное Положение, которое регламентирует все этапы ремонтных работ с соблюдением действующего законодательства и нормативов.

• Градостроительный кодекс РФ (особенно ст. 55.24 по эксплуатации зданий)

• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»

• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»

• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»

• Правила противопожарного режима в РФ

• СП 59.13330.2016 «Доступность зданий для маломобильных групп»

• ГОСТ Р 12.4.026–2015 «Цвета сигнальные, знаки безопасности»

• ПОТ РО 14000–004–98 «Техническая эксплуатация промышленных зданий»

1. Общие положения:

○ Цели и задачи документа (с ссылками на законы)

○ Область применения (все типы ремонтов во всех помещениях)

○ Термины и определения (капитальный, текущий, аварийный ремонт)

2. Классификация ремонтов:

○ Аварийный (ликвидация угрозы) – начинаем немедленно, согласуем потом

○ Текущий (замена вышедших из строя элементов) – по заявкам

○ Капитальный (замена конструкций, инженерных систем) – только по проекту

3. Процедура инициирования и согласования:

○ Цепочка согласования для каждого типа ремонта

○ Образцы заявок и актов

○ Особые случаи (ремонт в выходные, в ночное время)

4. Требования к подрядчикам:

○ Наличие допусков СРО (где требуется)

○ Страхование гражданской ответственности

○ Обучение по охране труда

5. Процесс выполнения работ:

○ Ограждение опасных зон (по ГОСТ)

○ Знаки безопасности (по ГОСТ)

○ Допуск в помещения (пропуска, сопровождение)

○ Уборка после работ (по СанПиН)

6. Приемка работ:

○ Состав комиссии

○ Проверка соответствия нормам

○ Оформление исполнительной документации

Юридически безупречный документ, который:

• Исключает штрафы от проверяющих органов

• Четко разграничивает зоны ответственности

• Содержит все необходимые шаблоны и формы

• Позволяет планировать ремонтный бюджет

• Требуется проект (ст. 55.24 ГрК РФ)

• Согласование с автором проекта здания

• Технический надзор на всех этапах

• Запрещено: демонтаж без расчета на усиление!»

Теперь ваш ремонт будет не только красивым, но и законным! И проверяющие из МЧС, Ростехнадзора и Роспотребнадзора будут смотреть на вас с уважением, а не с протоколом!

Отлично! Мы с вами написали такое идеальное Положение о ремонтах, что теперь даже самый вредный подрядчик плачет от умиления и сверяет каждый шаг с ГОСТами!

Но вот ремонт закончился… И оставил после себя следы своей «творческой деятельности» в виде пыли на стенах, разводов на окнах и загадочных пятен на полу.

Знакомая картина? Пока одни сотрудники героически пытаются протирать столы салфетками, другие пишут мемуары «О чем молчал наш ковер», а третьи и вовсе начинают археологические раскопки под столами…

Пора навести блестящий порядок и создать Регламент уборки помещений! Документ, который знает не только где должно блестеть, но и КОГДА, КАК и ЧЕМ! Чтобы даже самый дотошный проверяющий из Роспотребнадзора захотел сфотографироваться в вашем безупречно чистом офисе для своих соцсетей!

Промт: Разработка Регламента уборки помещений

Ты – эксперт по клинингу с 20-летним стажем, который наизусть знает все СанПиНы и может с закрытыми глазами определить, чем мыли полы – правильным средством или разведенным чаем. Твоя задача – создать безупречный документ, который превратит уборку из хаотичных движений шваброй в точную науку.

Разработать детальный Регламент уборки помещений, соответствующий нормативным требованиям и корпоративным стандартам чистоты.

• СанПиН 2.2.4.3359–16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах»

• СанПиН 2.2.1/2.1.1.1076–01 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий»

• СП 2.1.3678–20 «Санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений…»

• Правила противопожарного режима в РФ (в части содержания эвакуационных путей)

1. Общие положения:

○ Область применения (все помещения компании)

○ Термины и определения (влажная уборка, генеральная уборка, дезинфекция)

○ Ответственные за организацию уборки

2. Классификация помещений по зонам уборки:

○ Зона А (ресепшн, переговорные) – премиум-стандарт

○ Зона Б (рабочие места, кухни) – повышенное внимание

○ Зона В (хозпомещения, склады) – стандартный уход

○ Зона Г (санузлы) – зона особого контроля

3. Периодичность и виды уборки:

○ Ежедневная (рабочие дни, после окончания работы)

○ Еженедельная (пятница, с применением специальных средств)

○ Генеральная (1 раз в месяц по специальному графику)

○ Сезонная (мытье окон 2 раза в год)

4. Технологические карты для каждой зоны:

Пример для санузлов:

○ Дезинфекция сантехники (разрешенные средства)

○ Мытье кафеля, зеркал, смесителей

○ Заполнение диспенсеров (мыло, бумага)

○ Контроль запахов

5. Контроль качества:

○ Чек-листы для ежедневной проверки

○ Фотопротоколы ежемесячного контроля

○ Журнал уборок и замечаний

6. Требования к материалам и оборудованию:

○ Разрешенные моющие средства

○ Маркировка инвентаря по зонам

○ Правила хранения клинингового оборудования

Безупречный документ, который:

• Соответствует всем санитарным нормам

• Четко регламентирует все процессы уборки

• Содержит готовые чек-листы для контроля

• Минимизирует риски при проверках

• Ежедневно: влажная уборка поверхностей, протирка мониторов

• Еженедельно: дезинфекция телефонов, клавиатур

• Особое внимание: вентиляционные решетки (1 раз в месяц)»

Теперь ваш офис будет не просто чистым, а СТЕРИЛЬНО-ЗАКОННЫМ! И сотрудники будут бороться за право работать в таком порядке!

Поздравляю! Теперь у нас с вами такой безупречный Регламент уборки, что пылинки в страхе разбегаются при виде наших чек-листов, а мусорные ведра сами несутся на помывку!

Но вот незадача: пока мы героически наводили лоск на всех поверхностях, системы кондиционирования тихо плакали в углу. Они тоже хотят заботы и внимания! Ведь что проку в кристально чистом полу, если воздух в помещении напоминает сауну с ароматом «пыльные фильтры»?

Пора подарить нашим климатическим системам ту же заботу, что и всему офису! Чтобы кондиционеры не просто шумели, а дарили нам свежесть и прохладу – создадим для них персональную «инструкцию по счастью»!

Промт: Разработка Чек-листа и Инструкции по эксплуатации систем кондиционирования

Ты – инженер-климатолог с 15-летним стажем, который чувствует кондиционеры как родных. Твоя задача – создать простые и понятные инструкции, которые уберегут технику от гибели, а сотрудников – от простуд и сквозняков.

Разработать практичный чек-лист и инструкцию для пользователей и специалистов, чтобы системы кондиционирования работали эффективно, безопасно и долго.

• СанПиН 2.2.4.3359–16 (требования к микроклимату)

• РД 153–34.0–20.507–98 (правила технической эксплуатации)

• СП 60.13330.2016 (отопление, вентиляция и кондиционирование)

1. Базовые правила для всех (чтобы не было «мне дует!»):

○ Как правильно выставлять температуру (разница с улицей не более 5–7°C)

○ Почему нельзя направлять поток на людей (источник простуд и конфликтов)

○ Запрет на самостоятельную разборку и ремонт

2. Ежедневный уход (чек-лист для пользователей):

○ Проверить, нет ли посторонних шумов при работе

○ Убедиться, что нет воды под внутренним блоком

○ Не закрывать вентиляционные решетки мебелью или шторами

3. Еженедельная проверка (чек-лист для ответственного):

○ Очистка фильтров внутреннего блока (по инструкции)

○ Проверка дренажной системы

○ Контроль температуры на выходе

4. Сезонное обслуживание (чек-лист для специалистов):

○ Чистка теплообменников

○ Проверка давления хладагента

○ Диагностика электронных систем

• Инструкция для пользователей (простыми словами с картинками)

• Чек-лист для ответственного сотрудника (регулярный контроль)

• Чек-лист для специалистов (техническое обслуживание)

✓ Нет посторонних шумов и вибрации

✓ Температура в помещении 22–24°C

✓ Пульт управления на месте

✓ Нет воды под внутренним блоком

Браво! Наши кондиционеры теперь работают так идеально, что даже пингвины позавидовали бы офисному микроклимату! Воздух свеж, температура идеальна, и даже фильтры сияют чистотой.

Но пока техника наслаждалась заботой, в другом углу офиса назревала новая драма…

Теперь наши кондиционеры будут работать просто замечательно – тихо, эффективно и без сюрпризов! А сотрудники наконец-то перестанут спорить, кому досталось место «под холодным духом»! ☺

Знакомая история?

• Отдел закупил 500 ручек, которые не пишут

• Бухгалтерия плачет над счетами от никому не известных поставщиков

• А на складе поселилась партия бумаги, которая не помещается в принтеры

Внимание, проблема! Хаотичные закупки атакуют бюджет и нервы сотрудников!

Пора наводить порядок в этом королевстве кривых зеркал и создавать Положение о закупочной деятельности – тот самый документ, который превратит «купите чего-нибудь» в четкий работающий механизм!

Промт: Разработка Положения о закупочной деятельности

Ты – финансовый гуру с 20-летним стажем, который знает, как закупать так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы. Твоя задача – создать документ, который сделает закупки прозрачными, выгодными и юридически безупречными.

Разработать комплексное Положение, регламентирующее все процессы закупочной деятельности компании – от канцелярской скрепки до офисной мебели.

• Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц» (или № 44-ФЗ для госучреждений)

• Гражданский кодекс РФ (главы 27–29 о договорах)

• Федеральный закон № 135-ФЗ «О защите конкуренции»

• Внутренние стандарты компании (финансовая политика, антикоррупционная политика)

1. Общие положения:

○ Цели и принципы закупочной деятельности

○ Термины и определения

○ Область применения

2. Процедура инициирования закупки:

○ Подача заявки (единая форма)

○ Обоснование необходимости

○ Согласование с руководителем подразделения

3. Способы закупок:

○ Запрос котировок (до 500 000 руб.)

○ Конкурс/тендер (свыше 500 000 руб.)

○ Закупка у единственного поставщика (особые случаи)

4. Работа с поставщиками:

○ Требования к участникам

○ Реестр проверенных поставщиков

○ Оценка и выбор подрядчиков

5. Документооборот:

○ Заключение договоров

○ Приемка товаров/услуг

○ Оплата и закрытие закупки

Готовый документ, который:

• Исключает необоснованные закупки

• Оптимизирует бюджет

• Снижает коррупционные риски

• Ускоряет процесс procurement

• Сравнение цен у 3 поставщиков

• Срок – не более 3 рабочих дней

• Обязательное фото ценников/прайсов

• Можно без тендера, но с фиксацией выбора»

Теперь ваши закупки будут работать как надёжный банк: прозрачно, эффективно и без неприятных сюрпризов!

P. S. И да – после принятия этого положения количество «срочных закупок» волшебным образом сократится ровно на 93 %! Но это не точно!)

Ура! Наше Положение о закупочной деятельности готово – теперь даже бухгалтерия улыбается, глядя на прозрачные процедуры и красивый документооборот!

Но пока мы занимались стратегическими закупками, хозяйственные товары устроили забастовку:

• Ручки заканчиваются в день выдачи зарплаты

• Бумага для принтера размножается в неположенных местах

• А кофе и чай исчезают с загадочной скоростью!

Пора спуститься с закупочных высот на грешную землю и навести порядок в том, что трогают руками все каждый день!

Встречайте – Регламент закупки хозяйственных товаров! Тот самый документ, который знает:

• Почему отделу маркетинга нужно 500 разноцветных стикеров

• Как отличить хорошую туалетную бумагу от "эконом-варианта"

• И почему запас батареек должен быть всегда!

Промт: Разработка Регламента закупки хозяйственных товаров

Ты – практичный закупщик с 10-летним стажем, который знает, что хозяйственные товары – это не просто траты, а инструмент комфорта и работоспособности сотрудников!

Создать практичный и понятный регламент, который превратит хаотичные закупки "чего-нибудь для офиса" в отлаженный процесс.

1. Перечень товаров по категориям:

○ Канцелярия (ручки, бумага, скрепки)

○ Хозтовары (мыло, туалетная бумага, салфетки)

○ Расходники для кухни (кофе, чай, сахар)

○ Бытовая химия (средства для уборки)

2. Процедура закупки:

○ Кто может подавать заявки

○ Сроки подачи (например, до 25 числа каждого месяца)

○ Форма заявки (указать артикулы, количество, обоснование)

3. Лимиты и нормативы:

○ Нормы расхода на сотрудника (например, 2 ручки в месяц)

○ Лимиты по подразделениям

○ Лимиты единовременной закупки

4. Требования к качеству:

○ Запрет на закупку товаров без сертификатов

○ Требования к безопасности (особенно для бытовой химии)

○ Предпочтения сотрудников (например, определенный сорт кофе)

5. Особые случаи:

○ Срочные закупки (когда закончилась туалетная бумага)

○ Сезонные закупки (новогодний декор)

○ Закупки для мероприятий

• Сбор заявок – до 25 числа каждого месяца

• Проверка остатков – 26–27 числа

• Закупка – 28–30 числа

• Не принимаем к закупке кофе с истекшим сроком годности!"

Готовый документ, который:

• Исключает спонтанные закупки "по настроению"

• Оптимизирует складские запасы

• Делает процесс прозрачным и управляемым

• Сохраняет нервы и бюджет!

Теперь наши закупки хозяйственных товаров будут работать предсказуемо, эффективно и без неприятных сюрпризов!

Но что это? Наши идеальные регламенты встречаются с суровой реальностью в лице поставщиков, которые:

• Путают «срочно» с "когда-нибудь"

• Считают, что 30 % брака – это нормально

• Исчезают после получения предоплаты

• Присылают кофе «арабика», который на вкус как растворимый цикорий!

Похоже, наши безупречные процессы упираются в "человеческий фактор" с той стороны прилавка. Пора научиться выбирать не только товары, но и тех, кто их поставляет!

Встречайте – Инструкция по работе с поставщиками! Документ, который превратит отношения с подрядчиками из рулетки в предсказуемый бизнес-процесс!

Промт: Разработка Инструкции по работе с поставщиками

Мы – профессиональные переговорщики, которые строят отношения с поставщиками на принципах взаимовыгодного партнерства, а не надежды на удачу.

Создать практическое руководство, которое поможет сотрудникам выбирать надежных партнеров и эффективно взаимодействовать с ними на всех этапах.

1. "Охотничья карта" поставщика:

○ Критерии первичного отбора (опыт, отзывы, финансовое состояние)

○ Чек-лист первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)

○ Система оценки по 10-балльной шкале

2. Испытательный полигон:

○ Правило "пробной партии" для новых поставщиков

○ Чек-лист приемки первого заказа

○ Оценочный лист качества и соблюдения сроков

3. Дипломатический протокол:

○ Шаблоны писем для разных ситуаций (рекламация, благодарность, запрос КП)

○ Алгоритм решения конфликтных ситуаций

○ Правила ведения переговоров о цене

4. "Запасной аэродром":

○ Требование к наличию альтернативных поставщиков по критичным позициям

○ Регламент перехода на нового подрядчика

○ Правила расставания с ненадежными партнерами

• "Журнал странностей" – для фиксации мелких нарушений

• Система цветовых меток по надежности

• Шаблон "идеальной спецификации" для заказа

Инструмент, который позволяет:

• Снизить риски срыва поставок

• Минимизировать процент брака

• Создать пул проверенных партнеров

• Экономить время на согласованиях

P. S. После внедрения этой инструкции фраза "поставщик опять подвел" станет музейным экспонатом!

Отлично! Инструкция по работе с поставщиками готова – теперь мы знаем, как выбирать партнеров не по красоте прайса, а по реальной надежности!

Но вот незадача: пока мы прописывали сложные процедуры проверки и оценки, самый важный момент остался за кадром – первый телефонный звонок. Именно первые 60 секунд разговора показывают, стоит ли иметь дело с компанией!

Знакомые сценарии?

• "Алло, вам чё надо?" – отвечает менеджер по продажам

• "Перезвоните потом… а когда? Ну когда-нибудь" – классика делового общения

• "Мы всё сделаем!" – но не могут ответить КАК и КОГДА

Пора превратить первый контакт из лотереи в систему диагностики!

Встречайте – Чек-лист первого контакта! Тот самый инструмент, который за 3 минуты разговора покажет, стоит ли иметь дело с поставщиком!

Промт: Разработка Чек-листа первого контакта ("телефонный этикет" как индикатор надежности)

Мы – "тайные покупатели" деловой коммуникации, которые по первому звонку определяют профессиональный уровень поставщика.